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Universidad Yacambu Cohorte 033-071 Archivología y Bibliotecología Trabajo 3 |
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Propuesta para el manejo de archivos en una Organización
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Elaborado por: ADRIANA FRAGA |
Sistema actual de los procesos en la Biblioteca
Central de la Facultad de Ingeniería-UC:
Procesos generales de área
de Atención al Público
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ENTRADAS |
PROCESOS |
SALIDAS |
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-
Solicitud de
préstamos de libros. -
Planilla de
inscripción en la biblioteca -
Entrega de
carnet de biblioteca -
Solvencia -
Entrada de
alumnos -
Entrada de
libros -
Solicitud de
información de los servicios ofrecidos por la biblioteca |
-
Recepción de
libros -
Verificar datos
de solicitud de préstamos -
Verificar que el
alumno existe, su estatus -
Verificar que el
libro existe y se encuentra disponible en Biblioteca -
Entrega del
libro -
Codificar los
libros y ordenarlos en estantería -
Registrar
préstamos no efectivos -
Cierre diario -
Aplicar
sanciones -
Emisión de
solvencias |
-
Efectuar
préstamos circulantes -
Efectuar
préstamos en sala -
Elaborar listado
de alumnos moroso -
Elaborar listado
de préstamos no satisfechos -
Entrega de
Solvencias |
Requisición de material bibliográfico (textos, libros)
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ENTRADAS |
PROCESOS |
SALIDAS |
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-
Solicitud de
material bibliográfico -
Las
coordinaciones de escuela envía a la Biblioteca Central, planilla con toda la
información del libro requerido. -
BCI, coteja requisición
con libros existentes en BC. -
Se depura esta
planilla de requisición. -
Se envía a
Fundación Centro de Información y Documentación BC-UC, la requisición
definitiva para la compra del material. |
-
Fundación
Centro de Información y Documentación BC-UC, realiza los trámites
administrativos. -
Analiza varios
presupuestos -
Una vez aprobado
la requisición. -
Efectúa la
compra -
Envía el
material a la BCI, con su respectivo memorando |
-
El material es
recibido -
Cotejado con la
orden de requisición. -
Una vez aprobado,
realiza el registrado de los libros -
Y se procede a
la organización del material en los estantes -
Están a
disposición del usuario para efectuar los préstamos. |
ESTATUS DE ALUMNO EN
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ENTRADAS |
PROCESOS |
SALIDAS |
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-
Planilla de
solicitud de préstamo llenado manualmente por el alumnos, con todos sus datos
y los del libro solicitado en préstamo |
-
Verificar que el
alumno este inscrito, y que no este sancionado, ni multado. (proceso
realizado por el funcionario de servicio al público) -
Verificar los
datos de la planilla |
-
Datos
verificados con respuesta afirmativa o negativa en relación al alumno para
continuar el proceso. |
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO - TEXTOS
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ENTRADAS |
PROCESOS |
SALIDAS |
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-
Planilla de solicitud
de préstamo llenado por el alumnos (manualmente) -
Respuesta
afirmativa en relación al estatus del alumno (Datos aprobados) |
-
Verificar que el
libro existe y se encuentra disponible en estantería -
Verificar datos
de la planilla de solicitud de préstamo en relación al libro. |
-
Entregar libro
solicitado al alumno -
Llenar planilla
de control de usuarios, agregas el nuevo préstamo |
Consecuencias generales de
estos procesos:
-
Elevados tiempos
de respuesta
-
Altos costos de
operación y mantenimiento
-
Un elevado número
de requerimientos que no se satisfacen
-
Fallas frecuentes
-
Porcentaje de
errores elevado
Sistema propuesto:
“Sistema
Automatizado para el Control de Préstamo Insatisfechos referido a material
bibliográfico (libros-textos) ”
Este
sistema tiene como misión evaluar, con que títulos debe contar la biblioteca,
la para cantidad de estos títulos que debe haber en inventario, organizados en
estantería y disponibles para préstamos, esto con el objetivo de satisfacer las
necesidades de información de los usuarios de la Biblioteca Central de la
Facultad de Ingeniería de la UC.
PRÉSTAMO DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO (TEXTOS) – Préstamos Insatisfechos
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ENTRADAS |
PROCESOS |
SALIDAS |
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Planilla de solicitud
de préstamo llenado por el alumnos (manualmente) -
Respuesta
afirmativa en relación al estatus del alumno (Datos aprobados) |
-
Verificar que el
libro existe y se encuentra disponible en estantería -
Verificar datos
de la planilla de solicitud de préstamo en relación al libro. |
-
Entregar libro
solicitado al alumno -
Llenar planilla
de control de usuarios, agregas el nuevo préstamo |
