Universidad Yacambu
Maestria en Gerencia de las Finanzas y los Negocios
Gerencia
Trabajo 4
Participante: Aldo X. Ibarlucea R.
Descripcion de la actividad de la cual soy co-dueño
Actualmente estoy recien transferido al cargo de Coordinador de Proyectos de Reparto, reportando a la Gerencia de Distribucion que pertenece a la Gerencia de Servicios de Distribucion en la Oficina Corporativa de Coca-Cola FEMSA de Venezuela, S.A. El cargo consiste en desarrollar e implementar mejoras a los sistemas de distribucion de bebidas de la empresa, hacer seguimiento al desempeño de los mismos mediante indicadores de gestion y el diseño de nuevos metodos de distribucion, evaluando siempre el impacto economico que puedan tener los mismos.
Existe un plan de negocios anual proveniente de una planificacion estrategica proveniente de la alta direccion de la compañia, dentro de los cuales se incluyen los proyectos a desarrollar a lo largo del año. Igualmente pueden surgir proyectos no planificados que de acuerdo a su evaluacion de factibilidad tecnico-economica pudieran ser incluidos dentro de esta planificacion anual.
Flujograma del proceso
De manera general, el proceso de diseño de proyectos de preventa y reparto se basa en la informacion obtenida mediante indicadores o por solicitudes generadas por los departamentos operativos. Basado en esta informacion, se inicia el diseño de mejoras al sistema de distribucion (reestructuracion/balanceo de rutas de venta o entrega, cambio de metodo, mejoras a la base de datos, etc.). Una vez determinada la solucion a la necesidad, se somete a un estudio de factibilidad economica y de resultar satisfactorio, se planifica la implementacion del proyecto, cuyos resultados se miden a traves de indicadores (los existentes o se crean nuevos)
Estructura Organizacional
A continuacion se presenta un organigrama no formal, el cual representa la estructura de la Gerencia de Servicios de Distribucion que reporta a la Direccion Comercial y esta a su vez a la Direccion de Operaciones (maxima jerarquia de la empresa)
Gerencia de Distribucion
David Romero (Gte. de Distribucion): Ing. en Computacion con mas de 10 años en la empresa, todos dedicados a esta area de la organizacion. Su principal motivacion es la de conformar un equipo solido capaz de responder a las necesidades de la operacion con soluciones rapidas y eficaces. Orientado al logro de objetivos, posee una gran capacidad de analisis numerico.
Lizbeth Romero (Coord. Proy. Base de Datos): Ing. en Computacion. A pesar de que apenas tiene 6 meses en la organizacion ha logrado obtener un gran conocimiento del area que maneja, ademas de mostrar mucho interes en aprender del resto del departamento.
Miguel Perez (Coord. Proy. Preventa): Ing. Mecanico, con tres años en la compañia. Ingreso como parte del programa Jovenes Profesionales y despues fue Jefe de Distribucion en Zona Centro. Orientado a los resultados, muy analitico y metodico.
Aldo Ibarlucea (Coord. Proy. Reparto): Ing. Industrial y TSU en Mecanica, con tres años en la compañia pero apenas dos meses ocupando el cargo, lo cual me convierte en el mas nuevo del departamento. Comence en la organizacion como Jefe de Ing. Industrial de Bodegas en Zona Occidente y luego pase a Jefe de Mantenimiento Automotriz en dicha zona, para luego ser transferido (en Junio) al cargo que ocupo en la actualidad. Los conocimientos adquiridos en las dos areas anteriores (pertenecientes a la Gerencia de Servicios de Distribucion) me hacen bastante integral ya que siempre tomo en cuenta los aspectos que puedan influir hacia y desde estos departamentos.
Tecnologia
En lo que se refiere a hardware, contamos con las herramientas tecnologicas indispensables en cualquier oficina como lo son las computadoras personales, conectadas a redes que nos permiten accesar a datos en cualquier centro de distribucion del pais asi como comunicarnos con cualquier persona (de la compañia o externo) por via correo electronico.
Contamos ademas con software para varias de nuestras tareas, algunos comunes como MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Access) y otros especializados para las actividades netamente inherentes al departamento como lo son el MapInfo, BASIS, SAP e Intelliroute.
Impulsos
Entre las cosas que hacen posible cambios para llevar a cabo un buen desempeño de nuestro departamento, se puede destacar:
La buena disposición al cambio y gran creatividad que existe entre los integrantes del departamento. Todos los que conformamos el equipo de trabajo somos amantes de los retos y a aprovechar las oportunidades de mejora
En estos momentos la organización esta sufriendo una serie de cambios de tipo institucional basados en modelos de gerencia ya probados en otras empresas del mismo grupo empresarial con excelentes resultados
El apoyo por parte de la alta gerencia hacia cualquier proyecto bien sustentado que se encamine a actividades de mejora
Frenos
Entre los mayores obstaculos que enfrenta el departamento para poder ofrecer mejoras al desempeño de la compañia, se pueden destacar los siguientes:
La situacion economica del pais, que no permite el desarrollo de todos los proyectos planteados por no presentar alta rentabilidad a pesar de ofrecer mejoras substanciales al proceso de ventas
Las regulaciones fiscales y la legislacion laboral del pais, que hacen mas dificil la implementacion de ciertos metodos de distribucion planteados, aun cuando estos funcionen en otros paises donde la empresa tiene operaciones
Intimidades
Todos en el departamento compartimos una relacion de compañerismo y amistad, mas no existe ningun tipo de relacion intima mas alla de lo mencionado.
Factores externos
Entre los principales factores externos que impiden que se lleven a cabo las mejoras a los procesos, se pueden mencionar:
Resistencia al cambio en el personal de ventas, ante cualquier modificación a los sistemas de distribucion actuales a los cuales ya estan acostumbrados
Algunos clientes presentan tambien cierta resistencia a los cambios y mejoras a los sistemas de distribucion, ya que en algunos casos se les pide cierta planificacion en su economia la cual no todos aplican
Legislacion laboral, que dificulta la implementacion de ciertos cambios o tareas al personal de ventas/entrega
Legislacion fiscal, que impide la aplicacion de metodos de distribucion al exigir ciertos parametros en la facturacion
Motor del cambio
A criterio personal, creo hay areas de oportunidad que se pueden mejorar para asi contribuir al mejor desempeño del departamento, entre ellas:
Capacitacion al personal en areas inherentes al trabajo. Esto daria mayor motivacion y aumentaria las capacidades laborales de cada uno de los miembros del equipo
Organizacion de actividades de alineacion del equipo con los objetivos del departamento y de la organizacion en general, para mantener presente el vinculo de los trabajadores con las metas del equipo
Creacion de un programa de incentivos (no necesariamente en metalico) que premie la creatividad, innovacion, trabajo en equipo y cualquier otro factor que tenga oportunidades de mejora en el departamento
Analisis de articulos
http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/No%204/canalesdist.htm
En este articulo se explica lo que es un canal de distribucion, definiendolo como una “serie de organizaciones interdependientes que hacen parte del proceso de lograr que un consumidor pueda adquirir un producto o servicio”. Explica igualmente los dos grandes tipos de canales, de distribucion directa (el productor es quien hace la distribucion) e indirecta (la distribucion se hace a traves de intermediarios y la relacion que existe entre el productor, distribuidor, cliente y consumidor.
http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/27/distifisica.htm
El articulo hace la definicion conceptual de la funcion Distribucion dentro de las organizaciones y lo que esta representa para el exito o fracaso de las mismas. Se describen los pasos requeridos para lograr que un producto llegue hasta el consumidor, ademas de explicar la relacion entre distribucion y la funcion de mercadeo. Menciona algoque es sumamente importante en toda compañia como lo es la calidad del servicio y su relacion con un alto estandar en lo que a la distribucion del producto se refiere, incluyendo puntualidad en la entrega, con ningun tipo de defectos en el producto o el empaque ademas de satisfacer completamente la demanda del mercado.