UNIVERSIDAD YACAMBU
ESTUDIOS VIRTUALES
LIC. EN DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN
GERENCIA
Trabajo N° 2
Prof.: Christian Fossa
Alumna: Alexandra Ramírez – C.I. 12.383.107
DIVISIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
PARLAMENTO LATINOAMERICANO – GRUPO
VENEZOLANO
La
División de Documentación y Archivo se encargara de resguardar, custodiar,
almacenar y atender las necesidades de información de los miembros del Grupo
Parlamentario Venezolano. Colocando a
la disposición un sistema automatizado de recuperación de la información, como
un aporte a la investigación, divulgación y difusión del conocimiento en los
procesos de integración Latinoamericana y Caribeña. Así como, también la
atención a usuarios externos que requieran nuestro apoyo informativo en las
áreas a la que conforman el fondo documental de esta división.
Misión
Suministrar oportunamente servicios de información
pertinentes, novedosos, confiables y actualizados que contribuyan a la
investigación y difusión de la información en materia de integración Latinoamericana
y Caribeña.
Objetivos
Custodiar,
resguardar, procesar, almacenar y difundir documentación e información
relevante y de interés, para apoyar las actividades del Grupo Parlamentario
Venezolano y usuarios externos en los procesos de integración Latinoamericana y
Caribeña.
Sección de Biblioteca
Suministra
un servicio altamente especializado de información en las áreas de
Relaciones internacionales, derecho constitucional, derecho internacional,
economía financiera, producción, comercio internacional, economía
internacional, derecho político y civil, geografía historia, globalización,
economía en el aspecto general, así como apoyada en los temas que conforman
cada una de las comisiones que contemplarían en sí las ciencias sociales.
Usuarios
Atiende
las necesidades de información especializada, de forma inmediata,
de los empleados internos así como usuarios externos (estudiantes, profesores,
investigadores) con intereses especiales en el área antes mencionada.
Dotación
Seleccionada
a base de las necesidades específicas de los usuarios, Material bibliográfico
(libros, publicaciones periódicas, revistas varias.) así como un servicio de
referencia donde se dirige al usuario a otras unidades de información, sean
esta en física o en línea donde puedan satisfacer sus necesidades.
El
procesamiento técnico de clasificación se basa en el Sistema de Clasificación
Decimal Dewey y la catalogación de rige
por las Reglas Angloamericana de Catalogación, de igual manera nos apoyamos en
el Tesauro que se encuentra en el portal de la UNESCO para la indización de
libros por materia, además existe un sistema automatizado, para uso interno y
externo del personal, que permite agilizar el proceso de control y búsqueda de
información.
Servicios
de
acuerdo a las necesidades de los usuarios, de una forma efectiva.
·
Préstamo de libros
impresos, publicaciones periódicas (*)
·
Salas de lectura y
consulta.
·
Préstamo de documentos:
circulante, en sala (*)
·
Diseminación Selectiva
de Información.
·
Correo
electrónico
·
Servicio de
Internet.
>
Sección de Archivo
Cuya
función es planificar, controlar, conservar y resguardar La documentación
activa e inactiva de la institución. Cuenta con Archivo Central. Un sistema de archivo, herramienta de
aplicación general entre el personal secretarial, que permite unificar
criterios en el manejo y organización de la documentación.
Estructura organizativa
Tecnología
Se
utilizan equipos acordes con los avances tecnológicos, los cuales agilizan
los procesos como Internet, intranet, computadoras, scanner,
impresoras. Aunque se posee un sistema
automatizado pero el mismo no es aprovechado en un 100% ya que hay módulos que no se han ejecutados.
El
software utilizado es el siguiente:
Windows XP
Office 2000
Correo
electrónico
Pagina
Web
Software
Administrador de Biblioteca Alejandría
Personal
- Jefe del Centro de
Documentación: Mirliana Pantoja - Lic. en Archivología: Ejerce un
liderazgo participativo
- Analista de Doc. Y
Archivo: Alexandra Ramírez - TSU
en Informática, de carácter temperamental (según mi compañeros), alegre,
responsable en la toma de decisiones y del trabajo.
- Auxiliar de
Archivo: Juan Hernández -
Estudiante del 8° Semestre de Bibliotecología. Carácter Tranquilo, persona
responsable.
- Pasantes de Doc. Y
Archivo: Mayda Duran y Maria Luisa
Chaparro - estudiantes del 6° Semestre de
Bibliotecología. Caracteres alegres, dóciles.
Los Procesos
- Planificar el
Plan Operativo Anual (POA) que consiste en desarrollar en el esquema de trabajo a implantarse
durante el año.
De dicho plan se derivan las siguientes
actividades:
·
Adquisición,
clasificación, catalogación, digitalización y archivo del Fondo Documental.
·
Selección y adquisición
de libros.
·
Clasificación,
catalogación y Organización dentro de los estantes (Libros)
·
Incorporación en la
base de datos del material bibliográfico y Fondo Documental que ha sido
clasificado y catalogado.
·
Periódicamente se
revisan la pertinencia del material donado en cuanto a las áreas del
conocimiento que se manejan dentro de la División, si dicho material se adapta
a los requerimientos informativos que ofrece la división, el mismo pasará a los
procesos técnicos ya establecidos para su pronta incorporación a la estantería,
de lo contrario pasará al proceso de donación y/o canje.
·
Constantemente se mantiene
actualizada la información en nuestro portal web, mediante solicitudes, envíos
y otros.
·
Anualmente se revisa el
Fondo Documental y se desincorporan de este los documentos mayores a los 2
últimos años, para así mantener solo los documentos de uso continuo siendo lo
otros enviados a un archivo central.
· Atender las solicitudes de préstamo de
documentos activos e inactivos
· Atención a usuarios.
·
Anualmente se revisa el
Fondo Documental y se desincorporan de este los documentos mayores a los 2
últimos años, para así mantener solo los documentos de uso continuo siendo lo
otros enviados a un archivo central.
·
Terminada la gestión de
un o varios diputados se envía a su secretaria un formato de desincorporación
de documentos de acrhivo con el fin de agilizar los proceso de clasificación y
catalogación de dichos documentos.
·
Presentación del POA.
·
Impulsos
Cumplir
con las metas planteadas, satisfacer las necesidades de información tanto de
usuarios internos como externos.
Adaptar los procedimientos que se llevan a cabo de dentro de la división
a las exigencias y cambios (tecnológicos) que el entorno así lo requiera. .
Frenos
Falta
de personal en la división ( ya que solo se encuentran dos personas fijas) las
otra son contratadas y salen y entran en cualquier momento.
El
personal de la institución aun no ha
tomado en cuenta el valor informativo del material que se brinda en la división
para así poder aprovechar las herramientas disponibles que se brinda en la
misma, lo que redundará en un mejor servicio.
Intimidades
En
la división poseemos buenas relaciones traspasando de una relación común a una
relación se podría decir familiar, donde en determinado momento sacrificamos de
nuestro tiempo para realizar una gran tarea, como también podemos tomarnos un
tiempo para conversar, reír, además no aceptamos tal cual como somos, sin
limitaciones ni discriminación de ningún tipo.
No pudiendo decir lo mismo del nivel institucional ya que no existe
ninguna intimidad con respecto a sus empleados y con cámara y micrófono menos.
Factores Externos
Poco
patrocinio por parte de los directivos a informar sobre el aporte informativo
que brinda esta división a entes externos.
Motor de Cambio
Se
debería considerar tomar en cuenta nuevas propuestas para el logro de las
metas. En este sentido se debería
cambiar la forma de hacer y pensar para el logro de metas
INFOGRAFIAS
GESTIÓN DEL CAMBIO
Todas
las organizaciones tienen una estructura que define las relaciones entre sus
miembros, sus derechos y obligaciones, y las tareas que debe realizar cada uno
de esos miembros con el uso de una tecnología dada por la innovación de la ciencia.
Los
factores que provocan el cambio en internos (estructura, personas, tareas y
tecnología) y externos (sociales, tecnológicos, económicos, políticos, mercado,
competencia...). Un cambio puede venir provocado por encontrar una nueva
oportunidad de negocio o un desarrollo de optimización.
http://www.galeon.com/m_mendo/cambio.htm
EL DISEÑO DE ESTRUCTURA COMO INSTRUMENTO DEL CAMBIO ORGANIZACIONAL
En
este artículo esta referido a la definición de los procesos claves que marcan
como base el surgimiento de la identidad organizacional, Sugiriendo que las
organizaciones necesitan explorar sus posibilidades y que generen variedad
buscando tener un conjunto de micro estratégias que les permitan la evolución
con riesgos reducidos de no soportar la coevolución con un entorno de cambio,
entendiendo que son entidades capaces de crear nuevos ordenes, y de recrearse
ellas mismas.
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/archivodocs/ager/eixarch1.PDF
EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN BANCO CENTRAL
En
este artículo se muestra la descripción de La Biblioteca Ernesto Peltzer del
Banco Central de Venezuela, la cual inició sus actividades en 1941, como un
centro de información especializado en el área económica y orientada a apoyar
el estudio, la investigación y la docencia. Permanentemente diseña y desarrolla
servicios especializados de información, apoyada fuertemente en la tecnología,
permitiendo de esta manera el desarrollo de una oferta de servicios y productos
de información, de amplio espectro, que va desde la búsqueda temática, hasta el
monitoreo de las tendencias de investigación y publicaciones en el ámbito mundial,
en el área de economía, finanzas e investigaciones relacionadas.
Actualmente
cuenta con una colección de más de
100.000 volúmenes, 862 revistas y 1.453
libros editados entre los siglos XVI y XIX. Igualmente brinda acceso a
diferentes bases de datos y recursos electrónicos. Desde 1996 es depositaria de
las publicaciones del Banco Mundial, constituyéndose en la Biblioteca más
completa de Venezuela en su área.
http://www.bcv.org.ve/c1/info-servicios.asp