PLAN DE ACCIÓN. HACIA UNA EJECUCIÓN EFECTIVA DE LAS TAREAS Y METAS PROGRAMADAS
Autor: Gabriel Duron Esquivel
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06 / 2004
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En general, los planes se estructuran principalmente mediante proyectos de inversión, sin embargo, un plan debe contener también, el desarrollo de las Tareas específicas.
La formulación de un Plan de Acción que priorice las iniciativas más
relevantes para cumplir con los objetivos y metas de gestión requiere
estructurar adecuadamente su financiamiento y enlace con el presupuesto
institucional.
El Plan de Acción compromete el trabajo de una gran parte del personal
de la institución, estableciendo plazos y responsables y un sistema de
seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.
Los planes de acción son documentos debidamente estructurados que forman
parte del Planeamiento Estratégico de la Empresa, ya que, por medio de
ellos, es que se busca “materializar” los objetivos estratégicos
previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y
verificable a lo largo del proyecto.
Dichos planes, en líneas generales, colocan en un espacio definido de
tiempo y responsabilidad las tareas especificas para contribuir a
alcanzar objetivos superiores.
Todos los planes de acción presentan su estructura de modo
“personalizado” para cada proyecto, es decir, dependiente de los
objetivos y los recursos, cada administrador presenta su plan de acción
adecuado a sus necesidades y metas.
No obstante, lo anterior, podemos definir un esquema que puede servir de
guia en líneas generales para elaborar un plan de acción efectivo :
a. Presentación Ejecutiva del Plan
b. Definición de Objetivos del Plan
c. Definición de líneas Principales de Acción
d. Establecimiento de dependencias Jerárquicas y Responsabilidades
Generales
e. Cronograma de Actividades
f. Responsabilidades y Apoyos
g. Supervisiones
h. Decisiones Estratégicas
i. Divulgación
j. Actualizaciones
Presentación Ejecutiva del Plan
Se trata del Resumen Ejecutivo dirigido al tomador de decisiones, el
que pretende ubicar en su contexto general y superior a los ejecutivos
superiores involucrados en el proyecto y dotarles de una herramienta de
Gestión y medición de resultados.
Definición de Objetivos del Plan
Estos objetivos son diferentes a los objetivos estratégicos del
Negocio, sin embargo, se debe establecer la forma como estos objetivos
se relacionan y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores.
En otras palabras, los objetivos del plan, buscan “ubicar” la ejecución
y el seguimiento de la planificación en torno a las actividades del plan
de Acción.
Definición de líneas Principales de Acción
Es aquí donde, se proponen mas específicamente las áreas, campos o
temáticas principales del plan de acción, es decir, concretamente se
define cual o que campo (s) se verán influenciados con la ejecución del
plan.
Cada definición de estas líneas es muy diferente para cada negocio o
institución ya que el mismo se orienta a las áreas de influencia
especifica en el entorno de la empresa.
Por ejemplo, una dependencia del Estado como ser la Secretaria de
Agricultura y Ganadería, establecerá estas líneas de acción, orientada a
su entorno de influencia en consonancia con sus objetivos superiores: a
saber :
· Seguridad Alimentaría
· Micro y Pequeña Empresa Agrícola
· Cadenas de Comercialización
· Seguros Agrícola
· Y otros muchos mas que sean previamente reconocidos en su plan
Estratégico.
Establecimiento de dependencias Jerárquicas y Responsabilidades
Generales
Es indispensable que el plan de acción, contemple en líneas muy
especificas cuales son las dependencias o niveles jerárquicos
involucrados en el cumplimiento de dicho plan.
Lo anterior con el objetivo de delimitar las responsabilidades buscando
que contribuyan a la consecución de las metas propuestas.
Un plan de acción, que defina los actores y protagonistas principales,
no compromete a nadie y por tanto, a ) Disminuye severamente las
posibilidades de éxito y b) no sirve como herramienta de medición de la
gestión administrativa de los involucrados.
Cronograma de Actividades
Todos los planes de acción contienen un cronograma detallado de las
actividades, que muestre las principales tareas y sus asignaciones así
como su tiempo de cumplimiento.
El cronograma debe ser tan detallado como sea posible, pero debe
presentarse en forma ordenada en atención al método deductivo de
asimilación de información y aprendizaje, es decir, debe ir deduciendo
desde los objetivos superiores hacia las actividades principales y luego
a las actividades especificas, responsabilidades, supervisión y
determinación de indicadores medibles de los resultados.
Responsabilidades y Apoyos
Un plan de acción no esta completo, si solamente se define quienes
serán los responsables de la ejecución de la actividades propuestas.
Debe establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al
cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran.
Los recursos pueden ser : Materiales, económicos, humanos, legales etc.
Supervisiones
La palabra mas apropiada aquí es “Seguimiento”, el plan de acción no
solo debe mostrar los indicadores medibles de los resultados, sino
también, establecer bajo la responsabilidad de quien estará el
seguimiento.
Esto es trascendentalmente importante en la ejecución de un proyecto, ya
que orienta al tomador de decisiones o a los principales protagonistas
comprometidos con la planificación estratégica para tomar decisiones
oportunas que ubiquen el plan o reacomoden posiciones cuando todavía es
“oportuno” sin sacrificar objetivos de gran alcance y recursos que
lesiones la capacidad económica de la empresa o institución.
Decisiones Estratégicas
Las decisiones deberán tomarse “oportunamente”, tal como lo indicamos
en el apartado anterior, pero no significa que deberán tomar sin ninguna
protección que respalde a quienes se involucren en las decisiones.
Es decir, un plan optimo, deberá definir las instancias a que acudirán
los tomadores de decisiones previo a las acomodaciones o adecuaciones de
los planes. Dicho de otra forma, es sumamente sano para la institución
establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma
de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo
legal a los tomadores de decisiones.
Divulgación
El plan deberá establecer las instancias de divulgación o bien las
estrategias para dar a conocer el plan a todos los involucrados,
mediante un cronograma de visitas, dirigido a quienes están involucrados
en la ejecución del Plan.
Actualizaciones
También deberá establecer la forma en que las actualizaciones se
realizar producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida
de la ejecución del plan.
Maestría en Administración de Empresas UNAH.
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