MAESTRIA:
GERENCIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS
DISEÑO CUANTITATIVOS
DE LA INVESTIGACIÓN
PROFESORA: MSC. MARUJA CECILIA TREJO TOVAR
AUTOR:
AMADIS MORALES
TRABAJO Nº 6
TITULO: EFECTO DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE PDV
MARINA.
EL
PROBLEMA.
El control interno considerado como
proceso, debe ser diseñado para proporcionar seguridad razonable en el
horizonte al cumplimiento de los objetivos de efectividad y eficiencia en las
operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las
leyes y regulaciones.
El proyecto de investigación esta
orientado al análisis de la situación actual del sistema de control interno en
PDV Marina, determinar
posibles fallas o brechas presente, que no concuerdan con el deber ser de
acuerdo al marco de los lineamientos normas, procedimiento y modelos de control
establecido para PDVSA y sus filiales, permitiendo medir el impacto de en los objetivos
planteados.
OBJETIVOS
DE LA INVESTIGACION.
OBJETIVO GENERAL.
Optimizar
el sistema de control interno en los procesos administrativos y financieros de
PDV Marina.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Evaluar
el sistema actual de control interno en los procesos administrativos y
financieros, considerando el modelo coso.
Determinar
el impacto de las desviaciones en la estructura de control de PDV Marina.
Diseñar
programa de mejoramiento del sistema de control interno.
JUSTIFICACION.
Las empresas privadas o
publicas son considerados como unidades económicas de producción
encargada de combinar los factores o recursos
productivos, trabajo, capital y recursos
naturales, a
fin de producir bienes y servicios para un mercado en particular, esta
expuesta al entorno donde debe enfrentarse, mercados, culturas
y reformas tecnológicas, y posibles riesgos.
En el caso de la investigación
“Efecto del sistema de control interno en los procesos administrativos y
financieros de PDV Marina”, la importancia y justificación de la investigación
se orienta a la necesidad de Mejorar el sistema de control interno en PDV Marina, desarrollando planes y programas adaptadas
a las naturaleza del negocio, que permita identificar riesgos y fallas, que
influyan negativamente en el norte de alcanzar los objetivos propuesto en su
plan de negocio, cumpliendo con metas de rentabilidad y relevancia de la empresa en el mercado nacional e internacional.
MARCO CONCEPTUAL
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACION
Desde los orígenes del ser
humano razonable, existe implícita la necesidad de controlar y resguardo sus
bienes e intereses individuales o comunitarios.
Considerando
épocas y sucesos destacados en la historia, desde la revolución francesa, se
estableció la separación de poderes, apoyado de un sistema de control con
principios de especialización y autonomía, a lo que en la actualidad se enmarca
al principio de segregación de funciones.
En
1862 tomando como referencia la Ley Británica de Sociedades Anónimas, reconoce
a la auditoria como profesión, cuya razón de ser era la detección de
fraudes. Para 1900 en Estados Unidos se
transforma el objetivo de la auditoria a la revisión de los asuntos financieros
y resultados provenientes de las operaciones.
En el entorno interno y externo
en que se desarrolla una empresa, se generan cambios en los sistemas de control
interno. Los riesgos, competencia,
culturas y reformas tecnológicas, originan la necesidad de evaluar e implementar
nuevos sistemas de control.
Romper los paradigmas del control
tradicional rescatando lo funcional y enfocarse hacia un control moderno de
gestión es responsabilidad de todos los niveles de la organización y por ende
debe agregar valor especialmente en la nueva cultura del control que es el
sinónimo de autocontrol.
Según
(Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es:
"Promover la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse
hacia la eficaz y eficiencia de la organización". Esto se puede
interpretar que el cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se
pueden ver perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de
las actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento
de los objetivos establecidos por la gerencia.
Dentro
de los planes macros de PDVSA se han realizado estudios de los sistemas de
control orientados a los procesos y actividades medulares de la corporación,
cuyo fin es cerrar las brechas y disminuir las debilidades, a través del plan
de mejoramiento en el sistema de control.
El sistema de control interno en PDV Marina, considera
Ley Contra la Corrupción. (Gaceta Oficial N° 5.637),
Committe of Sponsoring Organitations (COSO) como guía
práctica en el nuevo concepto de control y los lineamientos corporativos
interno, cuya función es guiar al auditor para la evaluación, aplicabilidad y mejoramiento del sistema de control.
Realizar un análisis del sistema de
control interno de PDV Marina, permite determinar el impacto del sistema y su
influencia en los objetivos establecidos, para delineados a los procesos
medulares de la filial, como es Fletamento, Contrataciones para Obras, Bienes o
Servicios, Recursos Humanos y Compromisos Social desde el punto de vista
financiero y administrativo, siguiendo las políticas y lineamiento
corporativos, modelo COSO y el marco legal aplicable inclusive a las
actividades marítimas.
BASES
TEORICAS
Estructura
conceptual del control interno.
El objetivo del estudio del
sistema de control interno es ayudar al manejo de una empresa en mejorar el
control de las actividades y procesos, enfocándose en primea instancia a los de
mayor relevancia.
Integrar varios conceptos de
control interno en una estructura conceptual, permite establecer una definición
común he identificar los componentes de control
La estructura se diseña para
compilar puntos de vistas y proporcionar el motor de arranque para valorar el
control interno de forma individual o particular en las organizaciones o
empresas.
El proceso de control esta
integrado por actividades de planificación, ejecución y monitoreo, permite
evaluar la conducta y relevancia de las acciones, por tanto es considerado como
una herramienta para alcanzar los objetivos y mejorar la calidad del servicio o
producto que se ofrece a un mercado.
Una empresa esta conformado por
personas que representan unidades estratégicas y de operación, tales como la
Junta Directiva. Gerencias, Superintendencias, u otro personal. Estas agrupaciones generan ideas, proyecciones,
metas y objetivas, los que obliga la necesidad de ubicar mecanismos de control,
sin embargo la acción de establecer de dar cumplimiento del los mecanismos de
control es responsabilidad primaria de la Junta Directiva.
El control interno solo proporciona
una seguridad razonable, en la consecución de los objetivos y la obtención de
resultados ya que puede estar afectado por limitaciones en el sistema de
control. Esto se deriva en el resultado
de la toma de decisiones, donde puede estar afectada por fallas humanas.
Control Interno.
El
control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las
políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
El
control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades,
las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término
error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se
refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben
brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido
elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener
errores sustanciales en los mismos.
Según
(Meigs, W; Larsen, G. 1994:49), el propósito del control interno es: "Promover
la operación, utilizar dicho control en la manera de impulsarse hacia la eficaz
y eficiencia de la organización". Esto se puede interpretar que el
cumplimiento de los objetivos de la empresa, los cuales se pueden ver
perturbados por errores y omisiones, presentándose en cada una de las
actividades cotidianas de la empresa, viéndose afectado por el cumplimiento de
los objetivos establecidos por la gerencia.
Objetivos del control interno.
1. La obtención de la información financiera oportuna,
confiable y suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro
tipo de información no financiera para utilizarla como elemento útil para la
gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y
conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro
recurso de propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad
para el ogro de sus objetivos y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la
entidad se desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y
reglamentarias.
Elementos y componentes
del control interno:
Elementos |
Componentes |
1.
Planeación.
2.
Organización.
3.
Procedimientos.
4.
Personal.
5.
Autorización.
6.
Sistema
de información. 7. Supervisión. |
1.
Ambiente
de control. 2.
Valoración
de riesgos. 3.
Actividades
de control. 4.
Información
y comunicación. 5. Monitoreo. |
Figura:
Pirámide del Sistema de Control
Sistema de control interno.
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo
principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los
procedimientos.
Ppromueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene
que se violen las normas y los principios contables de general aceptación. Los
directivos de las organizaciones deben crear un ambiente de control, un
conjunto de procedimientos de control directo y las limitaciones del control
interno.
Las
deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través
de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos
de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes. Según el impacto de
las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las
personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades
superiores. La autoridad superior del organismo debe procurar suscitar,
difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados,
que constituyan un sólido fundamento moral para su conducción y operación.
Tales valores deben enmarcar la conducta de funcionarios y empleados,
orientando su integridad y compromiso personal.
La
evaluación del sistema de control interno por medio de los manuales de
procedimientos afianza las fortalezas de la empresa frente a la gestión
En razón de esta importancia que adquiere el sistema de control interno para
cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos
actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar
a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y
ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los
procesos.
Clases
de Control Interno.
INTERNO FINANCIERO O CONTABLE |
CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO |
PASOS GENERALES |
|
Planeación |
Planeación |
Valoración |
Control |
Ejecución |
Supervisión |
Monitoreo |
Promoción |
PLAN DE ORGANIZACIÓN |
|
Método
y procedimientos relacionales |
Método
y procedimientos relacionales |
Protección
de activos |
Con
eficiencia de operación |
Confiabilidad
de los registros contables |
Adhesión
a políticas |
CONTROLES |
|
Sistemas de autorización |
Análisis estadísticos |
Sistemas de aprobación |
Estudio de tiempos y movimientos |
Segregación de tareas |
Informes de actuación |
Controles físicos |
Programas de selección |
|
Programas de adiestramiento |
|
Programas de capacitación |
|
Control de calidad |
ASEGURAN |
|
Todas
las transacciones de acuerdo a la autorización específica |
Eficiencia,
Eficacia y Efectividad de operaciones |
Registro
de transacciones |
|
Estados financieros con PCGA |
|
Acceso
activos con autorización |
|
ley
Sarbanes-Oxley y la auditoria.
La
Ley pretendía mejorar la protección a los accionistas a través de una serie de medidas,
muy exigentes, que afectaban a los diferentes agentes que participan en los mercados
públicos de empresas. Así, la Ley influye, de manera muy significativa, entre
otros, en los Consejos de Administración, en los directivos de estas empresas,
en los bancos de inversión, en los analistas financieros, y también, de un modo
importante en la actividad y regulación de los auditores de cuentas.
La
Ley Sarbanes-Oxley es un texto cuyos contenidos principales se agrupan en seis grandes
áreas que afectan a todas las sociedades cotizadas en los mercados americanos.
1.
Mejora en la calidad de la información pública y en los detalles de la misma.
2.
Reforzamiento de responsabilidades en el Gobierno Corporativo de las sociedades.
3.
Mejora en las conductas y comportamientos éticos exigibles: mayores exigencias
de responsabilidad en los temas de gestión indebida de información confidencial.
4.
Aumento de la Supervisión a las actuaciones en los mercados cotizados.
5.
Incremento del régimen sancionador asociado a incumplimientos.
6.
Aumento de exigencia y presión sobre la independencia efectiva de los auditores.
Algunos
de los requisitos más importantes, en relación al área de Control Interno
corresponde a:
Ø Sección
404: Evaluación del
control interno financiero: valorado, documentado y certificado por la
Dirección de la sociedad y auditado por el auditor de cuentas. Este opinará
sobre la corrección de lo manifestado por la sociedad y sobre la eficiencia del
control interno financiero a la fecha de cierre de los estados financieros.
La
Ley tiene un impacto en la actividad del
auditor., desde la participación de los Comités de Auditoria, hasta la creación
de un regulador específico de la Auditoria en las sociedades cotizadas en
Estados Unidos, el efecto es muy importante. Para PDV Marina se ha creado una
unidad responsable de los procesos de control con enfoque a la sección 404,
como modelo.
La
finalidad es mejorar la calidad y confiabilidad de la información financiera,
por cuanto la metodología del auditor y el enfoque del trabajo, se basa cada vez más en entender los riesgos, los
controles, su identificación, valoración y prueba continua.
Figura:
Iceberg del Cumplimiento:
Figura : Modelo de
Madurez del Control Interno |
|
TÉRMINOS BÁSICOS.
Auditoria.
El origen etimológico de la palabra es el verbo latino
"Audire", que significa "oír". Esta denominación proviene
de su origen histórico, ya que los primeros auditores ejercían su función
juzgando la verdad o falsedad de lo que les era sometido a su verificación
principalmente oyendo.
La auditoria
consiste en la revisión sistemática de una actividad o de una situación para
evaluar el cumplimiento de las reglas o criterios
Control. Actividad de monitorear los
resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y
medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro.
Control
Interno. Es un
proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y, el personal de la
entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si están lográndose
los objetivos siguientes:
Ø Promover la efectividad, eficiencia y
economía en las operaciones y, la calidad en los servicios que deben brindar
cada entidad pública.
Ø Proteger y conservar los recursos
públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o
acto ilegal.
Ø Cumplir las leyes, reglamentos y otras
normas gubernamentales.
Ø Elaborar información financiera válida
y confiable, presentada con oportunidad.
Sistema
de Control Interno. Sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro
de las políticas trazadas por la Dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos.
Elementos
de control. Son Medios, recursos en el proceso cíclico y repetitivo de un sistema de control
como lo es: Planeación, valoración, ejecución, monitoreo.
Componentes de control.
Es la manera como la administración dirige el negocio, integrados en el
proceso de administración, es decir es
el estilo de gestión de la empresa.
Modelo COSO.
Es una herramienta de auditoria
que permite evaluar los controles internos de las organizaciones. Su
importancia se debe a su uso como modelo para la evaluación de la gestión de
los controles internos, según la SEC. Este aspecto resulta vital porque los
controles internos son definidos en los requerimientos de la sección 404 de la
Ley Sarbanes-Oxley.
Committe of
Sponsoring Organitations (COSO). El grupo
estaba constituido por representantes de las siguientes organizaciones American Accounting Association (AAA), American Institute of Certified Public
Accountants (AICPA), Financial Executive
Institute (FEI), Institute of Internal
Auditors (IIA), Institute of Management
Accountants (IMA).
MARCO METODOLOGICO
TIPO
DE INVESTIGACIÓN.
En el problema planteado para el
mejoramiento del sistema de control interno en los procesos administrativos y financieros
de PDV Marina, se considera una investigación de proyecto factible, orientado a
realizar un diagnostico de la situación del sistema de control en los procesos
administrativos como los financieros, determinando las condiciones del estudio
y las alternativas de la solución a través de un programa de gestión la
optimización de los procesos inherentes.
DISEÑO
DE LA INVESTIGACIÓN.
Dentro del marco de la investigación atendiendo los
objetivos planteados, se orienta hacia un diseño de campo.
Este diseño consiste en la recolección
de datos directamente donde se originan los hechos, como de las fuentes de
documentación disponibles, en los procedimientos y manuales en la gestión de
control.
MÉTODOS,
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
En función de los objetivos para
proyecto de investigación, se emplearan instrumentos y técnicas de recolección
de datos o información. Se analizará las fuentes de información y las
documentaciones obtenidas de la observación documental de procedimientos y
manuales, cuestionarios y entrevistas
con los responsables de los procesos.
4.
CRONOGRAMA.
ACTIVIDADES
|
PERIODO 2008 (Expresado en meses) |
||||||
ABR |
MAY |
JUN |
JUL |
AGO |
SEP |
OCT |
|
TITULO DE LA INVESTIGACIÓN
|
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
|
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
N/A |
MARCO TEORICO
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Revisión bibliográfica
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X |
X |
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Ampliación y redacción
del MT
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X |
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|
MARCO METODOLOGICO
|
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|
Definición de la
muestra
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|
X |
X |
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Diseño e instrumentos
de investigación
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X |
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|
Revisión y ajustes de
los instrumentos de revisión
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X |
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|
Recolección de datos
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X |
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|
Análisis e
interpretación de los resultados
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X |
X |
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|
ELABORACION DEL INFORME
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Redacción
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X |
|
Presentación y defensa
del trabajo de grado
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|
|
X |
BIBLIOGRAFÍA
/ INFOGRAFIA.
Ø
Miriam
Balestrini A. Como se elabora un
proyecto e investigación. Consultores
Asociados Servicio Editorial. Sexta edición febrero 2002.
Ø
Samuel
A. Mantilla B. Control Interno
Estructura Conceptual Integrada. ECOE Ediciones.
Segunda edición, Bogotá Febrero 2001.
Ø
Abraham
Perdomo M. Fundamentos del control
interno. Thompson. 7ª Edición México. 2000.
Ø
Lic. Pedro Manuel Pérez Solórzano. Los cinco
componentes del control interno. http://www.gestiopolis.com/dirgp/fin/auditoria.htm
.
Ø
Sarbanes-Oxley Sección 404. La punta del Iceberg
del Cumplimiento. http://www.felaban.com/boletin_clain/revista_5_sarbarnes_oxley_seccion.doc
.
Ø
Liderazgo
y mercadeo. Edición 122. http://www.liderazgoymercadeo.com/liderazgo_tema.asp?id=62
.
Ø
Yolanda Jiménez. Auditoria.
http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml
.
Ø
Ministerio de comercio, industria y turismo, República
de Colombia. Historia del control interno. http://www.mincomercio.gov.co/eContent/NewsDetail.asp?ID=4590.