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N° 2 - Tema: INTRANET |
| Página Original: http://jacoby.uam.edu.ni/intranet/intranet.htm |
¿Pero que es un Intranet? Un Intranet es un sistema de información interno (dentro del muro de fuego) basado en tecnología Internet; servicios de tejido (web); los protocolos de comunicación TCP/IP y HTTP; y publicaciones en HTML. ¿¿mmm??
Netscape dice que expresado sencillamente un Intranet es: "la red TCP/IP de una empresa, que enlaza a sus empleados y su información de tal manera que: aumenta la productividad de aquellos, facilita el acceso a la información, y convierte la navegación por los recursos y aplicaciones de su entorno informático en un proceso mas infalible de lo que era."
¿Pero que es en realidad un intranet? Según Randy J. Hinrichs en su libro que será publicado a inicio del 97: "El intranet es un tecnología que permite que su organización se defina así misma como una entidad entera, un grupo, una familia, en donde todos conocen su papel y cada uno trabaja en el mejoramiento y en la salud de la organización."
¿Como se logra esto? Identificando y comunicando misiones, metas, procesos, relaciones, interacciones, infraestructura, proyectos, programas, presupuestos, y cultura en línea, y a través de una interfase que todos usan y a la cual le pueden añadir valor. En otras palabras, una intranet representa la "inteligencia" de la organización.
¿Cual es el propósito de esta inteligencia? Organizar el escritorio de cada individuo a un mínimo costo, tiempo y esfuerzo para que este sea mas productivo, efectivo, eficaz, eficiente y competitivo.
Se pensamos que el intranet se trata de juntar tecnología y software estamos muy equivocados. Esa es la parte mas fácil. Requiere de aprendizaje y aplicar lo aprendido para tomar decisiones practicas, y seguir aprendiendo, requiere identificar áreas potenciales de acuerdo a nuestra estrategia corporativa, en si requiere modificar la forma en la que hacemos nuestros negocios y comunicar todo esto todo el tiempo a todos.
Un punto único de contacto. El intranet es el WAN/LAN, cliente/servidor, PC, UNIX, etc. que usted ha estado utilizando en su organización para hacer su trabajo, mejorar eficiencia y comunicarse con otros. El problema ha sido hasta hoy que todo esta tecnología ha sido propietaria. Ud. no hubiera tenido comunicación interna de los datos y de la información sin tener a todo un equipo de programadores y software nuevo para cada nueva necesidad de información. Con el Intranet Ud. tendrá acceso a toda la información, aplicaciones, datos, conocimiento, procesos, etc. disponible a través de la misma ventana, o el mismo navegador (browser). Solo se utilizara un formato y ya no será necesario esperar a que los programadores codifiquen todo el nuevo sistema, o que los consultores examinen cuidadosamente sus procesos. Ya no se perderán oportunidades de negocios por incompatibilidad de tecnología, por que el Intranet conecta a personas con tecnología de internet, utilizando servidores de Web, navegadores, y sus bases de datos corporativas utilizando una sola vista, fácil de aprender por mientras su organización sigue utilizando el viejo software.
En un sentido amplio y corporativo el Intranet nos brinda la oportunidad de definir nuestra organización y decírselo a todos dentro de ella. El intranet nos ayuda a crea un efecto holografico en nuestras organizaciones. (Si un cristal tri-dimensional se quiebra, cada una de sus partes retiene una imagen exacta de la que tenía el cristal entero y antes de quebrarse.) Si todos saben cual es la visión estratégica de la compañía, su misión, los principios que la guían, quienes son los clientes y los socios estratégicos, entonces podrán enfocarse de una forma mas clara en sus propias contribuciones para la organización.
No es el LAN/WAN. Aunque utiliza las mismas conecciones existentes, no depende de los sistemas operativos de ellos (IBM, HP, SUN, Novell, Vines, etc. ), aunque si puede trabajar con ellos.
No es Correo Electrónico. Va mas allá, ya que puede compartir cinco servicios básicos para la comunicación interna: directorios, correo electrónico, archivos, impresión y administración de la red.
No es Hardware y Software solamente. No es difícil de instalar, ya que utiliza las mismas conecciones en todos los sistemas operativos. Los servidores son solamente computadores. Y los navegadores solo son una interfase gráfica y todos ellos con la misma funcionalidad básica.
No es Groupware (Computación de Grupo). Los productos de groupware ofrecen muchas funciones que operan bien entre ellas. Pero requieren de hardware, sistemas operativos y configuración de redes especificas. Y son caros por ser propietarios, y no son siempre compatibles con otros sistemas de redes. Normalmente viene de una compañía que confía en su propia percepción de lo que desarrollan y de lo que los clientes necesitan. El intranet es independiente y Ud. lo puede hacer como desea. Entrar en una polémica entre Intranets y computación de grupo esta fuera del alcance de esta presentación, pero quisiera mencionar que ninguna de estas técnicas es mutuamente excluyente. Muchas organizaciones encuentran que la computación de grupo (flujo de operaciones, computación colaborativa, etc.) es apropiadas para algunas aplicaciones de enfoque mientras que los Intranets son apropiados para emigrar el contenido ya existente en la corporación a entrega en línea de información. Y hay otros usuarios que encuentran mucho poder en la combinación de computación de grupo y servidores de web (Lotus InterNotes publica bases de datos de Notes en el web, por ejemplo). La estrategia de cada aplicación tiene su propio mérito. Sin embargo considero que las aplicaciones de Intranets con servidores de web forman una base excelente para computación de grupo.
Acceso a Bases de Datos Existentes - John Deere. Esta implementando un Intranet para que sus usuarios tengan acceso a la información de todas la piezas de repuesto tal como tamaño, materiales de fabricación, instrucciones de montaje, una lista de las operaciones que los trabajadores deben realizar para montarlas y el tiempo que duran en hacerlo. Ayudara cuando el departamento de compras necesite presupuestos, un vendedor podrá ver la imagen del repuesto, los empleados del taller podrán ver información sobre el montaje y los ingenieros podrán crear listas de materiales para su diseño.
Investigación y desarrollo de productos - Olivetti. Para enlazar los laboratorios de investigación en diversas localidades de Italia y en el extranjero ha creado un "laboratorio virtual". Los investigadores usan la Intranet para acceder a distintos tipos de información de desarrollo de productos, crear equipos virtuales de trabajo independientemente de su ubicación geográfica, debatir temas en "áreas de discusión" dedicadas y compartir experiencias y resultados de proyectos con sus colegas.
Ventas y Marketing - HBO. Mediante la publicación de archivos de multimedia, está ahorrando miles de dólares que previamente gastaba en impresión duplicación de cintas de video y distribución de materiales de campañas de Marketing entre 200 ó 300 representantes de ventas en los EEUU y el resto del mundo. La ventaja adicional es que esto les ha permitido centralizar la información en un solo lugar, facilitando enormemente la búsqueda de información.
Recursos Humanos - Genetech. Ofrecen información sobre seminarios de investigación, anuncios de la empresa, instalaciones del edificio, directorio de empleados, opciones de transporte publico, beneficios, guardería, etc.
Financieras - AT&T. Una de las aplicaciones de Intranet que ellos tienen la han desarrollado para hacer requisiciones de suministros de oficina sin tener que levantarse de su escritorio, saber si tienen lo que uno necesita, pedir computadores configurados si así lo desean, y todo esto mediante interfases amigables de arrastrado y soltado (grab and drop) y firmas electrónicas. En la actualidad tienen 60,000 empleados conectados al Intranet.
Clientes y Proveedores - McDonnel Douglas. Ofrece a sus clientes boletines técnicos propietarios en todo el mundo. Han eliminado el papel del proceso y le han dado esta información a sus clientes sin que estos tengan que gastar en tecnología propietaria, ya que todo lo que necesitan para accesar la información es software comercial.
Levi Straus & Co. Esta conectando a 10,000 empleados a nivel mundial para que se unan en discusiones electrónicas, ver lo últimos comerciales y propuestas de mercadeo.
¿Cuales son las tecnologías que soportan los Intranets? Tal como lo hemos mencionado la tecnología que soporta los Intranets es la misma que se utiliza para el Internet, y estas son:
La corporaciones han visto en esto ultimo una gran oportunidad una gran presión para facultar a sus empleados y utilizar mejor sus recursos internos de información, han llegado a la conclusión que no hay mejor tecnología que ofrezca una plataforma de comunicación tan fácil como los Intranets ya que tiene dos características muy importantes, se puede hacer rápido y ampliarse con facilidad. Un Intranet básico puede instalarse en horas o días y a la vez tiene el potencial de llegar a ser la "terminal de información" para toda la compañía, sus oficinas remotas, socios estratégicos, suplidores y clientes.
1. creación del contenido;
2. migración del contenido a un ambiente de
publicación de escritorio;
3. producción de un borrador;
4.
revisión;
5. duplicación; y
6. distribución.
El modelo de publicación de un Intranet incluye un proceso mucho mas corto, brincando muchos pasos que son utilizados en el modelo convencional:
1. creación del contenido y
2. migración del contenido al ambiente de
intranet.
En este modelo, la revisión se hace parte del proceso de actualización mientras que el contenido original esta disponible a los usuarios, reduciendo dramáticamente el tiempo en que la información se pone a la disposición de quienes la necesitan. Ya que la información esta almacenada en un repositorio central y en control del originador del contenido, se asume que siempre esta al día y de esta forma la compañía no tendrá que buscar información "vieja" de los empleados para reemplazarla, ahorrando en costos de actualización.
1. Crezca o muera. La primera regla de cualquier empresa es la sobrevivencia. Mantenga su sitio de web fresco y los clientes regresaran por mas.
2. No se olvide del mapa. Usted perderá clientes si Ud. deja que los clientes se pierdan. Mantenga las herramientas de navegación a la mano.
3. Haz mas bien que daño. Solo porque puedas inducir al vértigo no significa que lo tengas que hacer. Tus clientes te lo agradecerán con visitas repetidas.
4. Empieza pequeño. Primero hay que construir una página personal antes de empezar a administrar un sitio al cual mucha gente contribuirá.
5. Piensa metafóricamente. Aunque existencialmente puede ser correcto existir, es importante tratar de ver lo que un usuario siente cuando tiene enfrente algo que esta al otro lado de la pantalla.
6. Aprende de sitios de web existentes. Para eso es que existen las opciones de ver el código fuente y los marcadores de libros (bookmarks).
Veamos por que cada una de esta practicas de diseño es importante:
Crecimiento: Hay que crear expectativas de crecimiento que piquen la curiosidad de los usuarios para que estos regresen. Algunos Webmasters envían boletines periódicos a sus usuarios anunciando cambios y cosas nuevas.
Acceso: Un acceso bien diseñado permite que sus usuarios encuentren la información que buscan fácilmente. Lo que la gente quiere de tu sitio de web debe ser fácil encontrar. Herramientas de navegación en la creación de una página de web no es algo opcional, es mejor ser redundante que confiar en el botón de "Back" del navegador.
Hospitalidad: Sitios de web a los cuales regresan los visitantes deber tener algunas restricciones. Es decir que:
1. No añada sonido, video, VRML o animación solo porque Ud. puede.
2.
Evite esquemas de colores intrusivos.
3. Déle reconocimiento a la fuente de
contenido que obtenga de otros.
4. Mantenga sus páginas de un tamaño
razonable.
5. Enlace con otros lugares.
Eficiencia: Tu sitio de web deberá de ser estructurado de tal manera que sea fácil darle mantenimiento. Siguiendo los pasos siguientes se puede ahorrar mucho tiempo:
1. Las imágenes deberán de ser agrupadas por tópico en un solo directorio.
2 Establezca una convención para nombrar banderas, fondos (backgrounds), imágenes de navegación e ilustraciones mas convencionales.
3. Use nombres genéricos como "default.html" o "index.html" para las páginas primarias.
4. Use nombres específicos y obvios para las páginas secundarias.
5. Mantenga un área de prueba separada del área principal y diseñe enlaces relativos en todas sus páginas.
6. Mantenga un log de los cambios hechos en hipertexto de sus páginas.
Organización: Los datos en un sitio de web deberán de ser puestos en una sola canasta. Deberá proveer una tabla de contenido del hipertexto o un índice.
Utilidad: Un sitio de web tiene que tener un propósito. Es importante entender la audiencia a la cual esta dirigida el sitio y revaluar en forma periódica que es lo que quieren, necesitan o utilizan los usuarios.
El utilizar estas practicas de diseño nos garantizara que tendremos muchas visitas repetidas veces. Pero cuales son los pasos para instalar un Intranet?
1. Instalar el TCP/IP. Tanto los Intranets como el Internet se centran en este protocolo y la mayoría de las aplicaciones de Intranets lo requieren.
2. Escoger un servidor de web. Servidores de web pueden que son encontrados como shareware y/o gratis se pueden utilizar para arrancar un proyecto de Intranet. Si la utilización es mas sofisticada, como el mantenimiento y monitoreo del sitio de web, un servidor comercial de corto alcance puede funcionar bien. Los servidores mas caros pueden proveer funcionalidades como encripción, seguridad, y enlaces a las bases de datos corporativos.
3. Organice la información. Reúnase con los jefes de departamentos o divisiones y averigüe que es lo que a ellos les gustaría ver en un Intranet. Esto hará que el diseño de la navegación del Intranet cumpla con las expectativas y utilización que se le dará. Por ejemplo un tutorial puede ser lineal mientras que aplicaciones jerárquicas y tablas de contenido complejas pueden se mas difíciles de diseñar. Tal vez un buen consejo es tratar de imaginarse como saldrían las páginas de los sitios de web si se imprimen.
4. Familiaricese con el HTML. El contenido deberá de ser codificado en HTML (HyperText Markup Language) ya que es el lenguaje universal del Internet. Esto se puede hacer mediante la codificación directa o utilizando codificadores automáticos. De todas formas en el internet se encuentran muchos cursos gratis para aprender a utilizar el HTML.
5. Conéctese. Organizaciones con muchos documentos deberán considerar la conección de su servidor de web a una bases de datos de documentos que les dará la habilidad de búsqueda, vistas, administración de documentos y traducción inmediata HTML .
Los intranets ayudan en la comunicación interna e impactan la cultura corporativa de una forma muy positiva.
Ayudan a facultar a los equipos de trabajo e individuos a la vez que los une independientemente de las fronter Si se construyen sobre la base de tecnología de información existente de la organización resultan muy baratos para implementar y ayudan a reducir costos de los procesos corporativos a la vez que promueven la eficiencia, la eficacia, la efectividad y la competitividad.
Finalmente es una excelente herramienta para promover la visión, la misión y los valores corporativos y así lograr la sinergia necesaria en este mundo de alta competitividad e indiscutible camino hacia la globalización total.
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