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PARA QUÉ SE USAN LAS INTRANETS?
PARA QUÉ Y CON QUÉ CONSTRUIR UNA INTRANET
VENTAJAS DE UN SISTEMA INTRANET
TECNOLOGIA CLAVE DE LA INTRANET
COMO INSTALAR UNA INTRANET FALSA
Miles de organizaciones se han dado cuenta que las intranets ayudan en la facultación de los empleados ya que permite utilizar más eficaz y económicamente el flujo de la información. Esta facultación mejora la ventaja competitiva de la compañía, aumenta la moral de los empleados y asiste a la organización para hacer llegar a tiempo la información que loe clientes y suplidores necesitan.
La Intranet extermina las distancias y está pensada para crecer hacia el ciberespacio. Bajo esta filosofía de trabajo se torna imprescindible el correo electrónico, comienzan a realizarse reuniones virtuales en el interior de la empresa y la información circula a través de las listas de correo y de los grupos de noticias, también conocidos como "news". Por primera vez en la empresa todo el mundo tiene acceso a la misma versión de la información.
Aunque la Intranet significa un desarrollo hacia adentro, en su fase de madurez establece conexiones hacia afuera, con los proveedores de servicios o con los consumidores, a través de la Extranet y de Internet. Pero esa nueva compuerta con el mundo exterior puede resultar peligrosa, por lo que se levantan muros de protección que en inglés se conocen como "fire wall". Toda Intranet requiere de sólidas políticas de seguridad.
Todo comenzó en 1994 cuando nació Junction, la red interna de la empresa Silicon Graphics, que inspirada en Internet se construyó bajo un concepto totalmente innovador. Juction le reportó a la empresa beneficios insospechados. Bajo este modelo de red Silicon Graphics comenzó a tener ahorros considerables en papel y el trabajo en grupo se optimizó. Según cifras de Internatiotal Data Corporation (IDC) la intranet de Silicon Graphics registró un retorno de la inversión de 1.427%. Los éxitos de Junction, en Montain View, California, alcanzaron prestigio fuera de la empresa y este sistema de red, que en un principio interesó a un pequeño grupo de corporaciones, comenzó a propagarse rápidamente. Hacia 1996, la consultora Forrester Research estimaba que el 73% de las compañías más importantes de Estados Unidos ya tenían desarrollos intranet. Curiosamente el 38% de los altos ejecutivos que participaron en ese estudio no sabía con exactitud lo que era una intranet. Para mayo de 1997 el uso de servidores Web en las corporaciones estaba creciendo a un ritmo del 40% a nivel mundial y de 60% interanual en los Estados Unidos Para 1999 se estima que a través de la intranet se movilizarán unos 30 mil millones de dólares, mientras que Internet movilizará unos 15 mil millones de dólares.
Es una red de computadoras conectadas por medio del protocolo de comunicación TCP/IP, dentro de una empresa u organización, que enlaza a empleados y miembros de la organización: facilitando el acceso a la información y convirtiendo el uso de los recursos y aplicaciones en un proceso más amigable, funcional y productivo.
En la Intranet se utilizan la serie de protocolos y normas abiertas que han surgido a partir de Internet. Estas normas hacen posible la existencia de aplicaciones como correo electrónico, software de trabajo en grupo, el compartir información, el acceso y administración de bases de datos y la seguridad. Al basarse en estas normas abiertas, los clientes se benefician de la compatibilidad (por ejemplo con bases de datos y plataformas universales); la flexibilidad y aumentan la capacidad de aprovechar las novedades en productos creados por todo un sector y no por un sólo proveedor.
Netscape dice que expresado sencillamente una Intranet es:"la red TCP/IP de una empresa, que enlaza a sus empleados y su información de tal manera que: aumenta la productividad de aquellos, facilita el acceso a la información, y convierte la navegación por los recursos y aplicaciones de su entorno informático en un proceso más infalible de lo que era."
Pero ¿que es en realidad una Intranet? Según Randy J.
Hinrichs en su libro que se publico a inicio del 97: "El Intranet
es una tecnología que permite que su organización se defina
así misma como una entidad entera, un grupo, una familia, en
donde todos conocen su papel y cada uno trabaja en el mejoramiento y
en la salud de la organización."
La idea fundamental de la Intranet es soportar solo aplicaciones corporativas.
Las Intranets apoyan el concepto de posicionar al Visualizador (Browser)
como la interfase Universal hacia la información.
•
No es el Internet.
• No es el LAN/WAN.
• No es correo electrónico.
• No es hardware y software solamente.
• No es groupware (computación de grupo).
Las intranets tienen las siguientes características:
•
Prototipo rápido (puede ser medido en horas o días);
• Escalable (inicia pequeño. Se construye según la
necesidad y los requerimientos);
• Navegación fácil (páginas internas de navegación
proveen en laces a información);
• Pueden integrar estrategias de computación distribuida
(servidores locales de páginas de web residen muy cerca del autor
de contenido);
• Puede conectarse con fuentes de información corporativa
tradicionales (bases de datos, documentos existentes de procesamiento
de textos, otras aplicaciones de grupos, etc.);
• Es extensible a una gran variedad de tipos de media (audio, video,
aplicaciones interactivas)
•
Facilitar la distribución de información así como
su fácil localización.
• Disminución de costos
• Disminución de Papel
• Disminución de Procesos
•
Administración Flexible
• Automatización de Negocios
• Colaboración
• Publicación de Información
Las intranets pueden distribuir prácticamente cualquier información dentro de una compañía. Hay dos tipos básicos de aplicaciones Intranet.
• Aplicaciones "editoriales". La información se pública en forma de páginas que pueden ser vistas en cualquier computador que tenga acceso a la Intranet. Este tipo de aplicaciones en Intranet se usan comúnmente para boletines informativos, manuales de políticas, listas de precios, etc. de la compañía.
• Aplicaciones transaccionales. La información se obtiene de los usuarios de la Intranet. Los ejemplos incluyen reportes de gastos en línea, ventas, reporte de problemas, etc.
La diferencia clave entre dos tipos de aplicaciones Intranet es que en una publicación "editorial", el flujo de información es en una sola vía: de la Intranet hacia los usuarios. El usuario solicita información y el sistema Intranet la entrega. En una aplicación transaccional, la información fluye en ambas direcciones –no sólo el usuario solicita información del sistema Intranet, sino que también el sistema Intranet pide información del usuario.
Las aplicaciones "editoriales" son simples de montar. De hecho usted mismo puede montarla sin mucha ayuda de costosos consultores de computadores. Las aplicaciones transaccionales son mucho más complicadas. Se gasta mucho dinero en consultoría para montar una aplicación transaccional de una Intranet.
Si todavía no ha llegado a su empresa un cliente con la intención de construir su propia Intranet, lo hará en muy poco tiempo. La razón es simple: una Intranet significa reducción de costos, mejor comunicación y mayor productividad; en pocas palabras, beneficios que interesan cualquier empresario. Por tal motivo, es necesario tener el conocimiento de las ventajas y los requerimientos de hardware y software indispensables para responder a los clientes que buscan una solución de este tipo para su empresa.
En
la Intranet de una compañía, el acceso a la información
es muy similar al acceso a Internet. Ello supone que, si conocemos el
proceso para Internet, será casi automático empezar a
utilizar una Intranet .
Se puede describir el proceso de la siguiente manera:
• Todas las máquinas cliente (PC’s locales conectados a una máquina Servidor de Web), utilizan un software especial, un browser (por ejemplo, Netscape Navigator o Internet Explorer), además de software especial para el correo elec.trónico, FTP y demás servicios.
• El usuario hace click en un hipervinculo, que envía una petición de información al servidor. El hipervinculo contiene el nombre del servidor donde está localizada la información, y el nombre del fichero que ha de ser cargado en el browser.
• El servidor lee la petición, vuelca el fichero, y lo manda al cliente.
• El cliente recibe el fichero y lo deposita en la ventana del
browser (siempre que dicho fichero sea compatible con el web, por ejemplo,
con formato HTML y otros). Puede ocurrir también que el fichero
se deposite en discos o en aplicaciones especiales.
Una intranets tener Intranet dentro de la compañía. Es decir, emplear la misma tecnología que se utiliza en Internet - páginas, servidores web, protocolos, etcétera - para fines particulares.
A pesar de lo que pueda creerse, una Intranet no es exclusiva de empresas grandes y puede resultar de mucha utilidad para cualquier empresa .Una de sus ventajas es manejar la información como si se tratará de páginas electrónicas del web. La difusión de la información se hace a través de la red, y ya no por medio de circulares u otro tipo de documentos. Así, toda la información importante para los empleados de la empresa (por ejemplo: reglamento interno del trabajo, manual de procedimientos, directorio interno, cartera de clientes, control de inventarios, etcétera) se maneja a través de la Intranet, y otorga los siguientes beneficios o ventajas:
• Actualización.
• Acceso.
• Centralización.
• Fácil localización y confidencialidad.
• Facilidad de uso.
• Libertad de elección.
• Seguridad.
• Reducción de costos.
La gran diferencia entre la Intranet y otros sistemas de almacenamiento y comunicación de datos es el hecho de que la información al concentrarse en un solo lugar, es más fácil de encontrar y actualizar. Esto no sólo permite el ahorro de espacio en los servidores, sino que también garantiza que la información es única, adecuada y lo más importante correcta.
Una de las ventajas de esto es el hecho de que todo el personal trabaja
con las mismas herramientas y con los mismos formatos que ha estado usando.
La diferencia ahora es que se accede a la información a través
de una única interfaz: Microsoft Internet Explorer. Asi, se simplifican
los procesos de entrenamiento del personal mientras se extiende la posibilidad
de acceder a la información a cualquier tipo de usuario.
Las diferencias entre INTRANET e Internet son:
• Privacidad (Información solo interna)
• Control y administración
• Mejor rendimiento
• Aplicaciones seleccionadas
• Intranet es una red dentro de la organización mientras
que Internet es una red a nivel mundial.
Permiten a los usuarios realizar tareas como buscar información, enviar y recibir correo electrónico y buscar en directorios. estos servicios también permiten que las aplicaciones personalizadas y de otros fabricantes -como aplicaciones financieras- aprovechen las posibilidades de la Intranet en áreas como la duplicación y la seguridad.
Una de las principales ventajas del uso es la posibilidad de aprovechar al máximo la inversión existente en equipo. Una Intranet requiere de un servidor que actúe como servidor de web (la configuración puede ser una máquina Pentium o su equivalente en otras tecnologías, con un disco duro de 1 GB o más y con 32 MB de RAM o superior) y estaciones de trabajo que están conectadas a través de red que accedan a la información almacenada en el servidor (normalmente denominado "Sitio Web"). Si desea ofrecer a los usuarios acceso a Internet, es necesario contar con un modem de comunicación, con una velocidad de al menos 28.8 baudios instalado en el servidor.
En cuanto al software que se requiere, Microsoft Windows NT Server ofrece todos los servicios necesarios para configurar su Intranet: servicios de red, servicios de web a través de Microsoft Internet Information Server, servicios de indexamiento a través de Microsoft Index Server y servicios de Administración con Microsoft Front Page y sus extensiones para administrar el sitio web. Si la información necesita ser almacenada en una base de datos Microsoft SQL Server es la solución, ya que le ofrece capacidades para publicar información en forma automática a través del asistente, que se incluye en el producto. A nivel de conectividad con Internet y seguridad, Microsoft Proxy Server le permite conectar su Intranet con Internet desde un único sitio, ello implica un ahorro en los costos de comunicación, cuando cada usuario accede individualmente a Internet. Al mismo tiempo, mantiene la seguridad necesaria para evitar que personas no autorizadas puedan acceder a su información.
En cuanto a las estaciones de trabajo de los usuarios, Microsoft Windows
95 es el sistema operativo adecuado y, con los beneficios que le ofrece
Microsoft Office 97, usted puede empezar a construir, publicar, consultar
y mantener la información en su Intranet desde ahora, sin entrenamiento
adicional o nuevos productos. Para tener acceso a la información,
Microsoft Windows 95 cuenta con Microsoft Internet Explorer como la única
herramienta necesaria para explorar Intranet. Ahora, usted sólo
necesitará dar un clic y la información estará al
alcance de su mano.
•
Groupware: Discusión/Conferencia
• Creación de herramientas basadas en el servidor WEB
• Herramientas de administración de servidores WEB
• Herramientas de búsquedas de información en servidores
WEB
• Productos IP
• Servidores WEB
•
Seguridad
• Control de acceso a la información del WEB
• Control de acceso a aplicaciones
• Encripción en la transmisión:SSL,"tunneling"
• Proxy
• Privacidad
• Mantener la privacidad de los usuarios.
• No toda la información es de tipo Anónima.
• Precisión
• Información al día
• Mejoras a la INTRANET
Las INTRANETS pueden acceder información externa de la Internet.
• Listas de correo.
• Grupos de discusión.
• Aplicaciones.
• Web.
Basándonos
en las áreas en las que Intranet se puede desarrollar realizando
aportaciones de gran relevancia, podemos diferenciar los siguientes rangos
de aplicaciones:
• Aplicaciones genéricas.
• Aplicaciones a Recursos Humanos.
• Aplicaciones a Formación.
Si su red es relativamente pequeña, probablemente puede construir una Intranet de mentiras; una Intranet sin un servidor web dedicado. Esto es posible puesto que los browser de Web como Netscape o Internet Explorer pueden desplegar páginas web directamente desde el disco sin la ayuda de un servidor web especializado. Todo lo que hay que hacer es apartar una porción de espacio en el disco para almacenar las páginas web para que extraiga la página de entrada del disco del servidor.
Lo más probable es que este tipo de organización de un sistema real de Intranet no lo satisfará. Carece de muchas de las funcionalidades más sofisticadas del software de servidor de web, incluyendo la capacidad de usar la programa Java o Visual Basic. Sin embargo, puede ser un arreglo útil si está tratando de que inviertan en una Intranet. Empiece por crear una simple aplicación Intranet -unas cuantas páginas- usando espacio en disco del servidor existente.
El promedio de los costos por año para mantener un Intranet varía gradualmente, de $50.000 por empresas pequeñas, $250.000 por medianas, a $1,5 millones de más por empresas grandes. Empresas más pequeñas pueden instalar un e-mail del funcionamiento del Intranet básico, página web, y newsgroups, que cuesta $2000 porque usa un Pentium con un 28.8Kbps conexión, mientras otros van por el router ISP gastando un promedio de $30.000 por año en el sitio del servidor , servicios del plan, llamado a consulta y programación. Un promedio de 25% de los costos es por adelantado (servidores, clientes, redes, fresadoras, y comunicaciones), mientras el restante 75% que se gasta en manejo satisfecho, mantenimiento satisfecho, y perfeccionamientos de la tecnología. Las medianas empresas gastarán un promedio de $60.000 por año por desarrollo de la aplicación, $75.000 por sueldos del webmaster, $7500 por T1 línea, $10.000 por licencias de servidor de web, y $50.000 por volumen servicios relacionados. Las empresas más grandes gastarán más en ancho de banda ($20,000 a $50.000 anualmente), y $3000 a $100.000 en software de la garantía y programación. Personal técnico cuesta rango de $80.000 a $200,000.
• El visualizador (browser) se convertirá en el cliente Universal para acceso a la información y aplicaciones.
• INTRANET convertirá la computación empresarial en un mundo más interoperable, es decir, cada vez se desarrollarán más los estándares.
• Posee una vida útil larga, estará a la vanguardia con los adelantos de la red mundial Internet.
• JAVA se posiciona como la plataforma de desarrollo futura.
• INTRANET esta aquí hoy, lista para ser implantada.