Inicio de año, una época propicia para planear y revisar los programas de prevención.

Comienza un nuevo año y con ello nace una excelente oportunidad para revisar los programas de gestión empresarial con el fin de dar cauce definido al cumplimiento de los objetivos corporativos.
Si su empresa cuenta con un sistema de gestión estructurado, cualquiera que este sea como ISO 14001, ISO 9001, OHSAS 18001, Six Sigma o Sistemas integrados, puede revisar si se ha incluido todo lo relativo a la identificación y el control de los riesgos en cada puesto de trabajo. De lo contrario, puede elaborar un plan inicial que le permita orientar la empresa hacia modelos de gestión organizados como preparación para formalizar a futuro una posible certificación, o simplemente con el ánimo de mejorar la cultura organizacional.

En todo caso, recuerde que las organizaciones más exitosas y rentables poseen ante todo políticas claras, objetivos definidos y una planeación a largo plazo soportándose en un alto compromiso gerencial, valores, medición del cumplimiento de metas y trabajo en equipo.

Por ello queremos recordarle los pasos más importantes a tener en cuenta para planear y fortalecer cualquier programa o modelo de gestión, general o específico procurando no olvidar ningún detalle:

1. Desde hace varios años se ha comprobado que cualquier organización cuyos procesos comiencen a soportarse en la estructura del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), tienen un alto porcentaje de probabilidad de éxito. Por ello, una sugerencia puede ser identificar para cada proceso: cuál es la etapa de planeación, de ejecución, cómo se puede medir o verificar la efectividad y por último, cómo retroalimentar dicho proceso cuando se encuentre un incumplimiento.

2. (PLANEAR): Todos los sistemas de gestión exigen el cumplimiento de la ley local como base. Por tanto, asegúrese de tener los medios eficaces para conocer primero, y luego para cumplir al máximo las disposiciones legales en materia de: Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente.

3. (PLANEAR): Realice un diagnóstico para identificar los aspectos críticos o riesgos de cada proceso y descríbalos en forma gráfica o escrita. Para ello, obtenga la ayuda de quienes, al interior de la empresa, conozcan más sobre cada tema o procedimiento recordando que la participación colectiva aumenta los niveles de pertenencia.

4. (PLANEAR): Piense en definir políticas tan integrales como sea posible, orientadas a disminuir los errores, los peligros, la contaminación, entre otros aspectos.

5. (PLANEAR): Incluya todos los procesos de la compañía tanto productivos como administrativos e involucre a la mayor cantidad de personas posible. Un verdadero compromiso gerencial en fundamental para lograr el éxito de cualquier programa, modelo o sistema. Sin embargo, éste compromiso puede obtenerse o fortalecerse con la participación e iniciativa de todos aquellos que conforman la organización.

6. (PLANEAR): Defina el alcance de las políticas determinando hasta qué nivel de la organización están cubriendo; es decir, si la cobertura es limitada dentro de la empresa o trasciende de ella extendiéndose por ejemplo a clientes, proveedores, contratistas, etc.

7. (HACER): Defina claramente los pasos que requiere para que cada proceso obtenga resultados positivos según los objetivos y políticas planteadas; divulgue y ejecute los procesos de acuerdo con los pasos que definió previamente. Si describe una manera de hacer las cosas, pero en la realidad se hacen de otra, seguramente no alcanzará el objetivo.

8. (HACER): Determine la manera como va a medir en forma clara y simple, los resultados de cada proceso, a través de la menor cantidad de indicadores.

9. (VERIFICAR): Nombre algunas personas de su empresa que puedan visitar y revisar los procesos, cuestionándolos constructivamente y aportando ideas para el mejoramiento; puede ser mejor el resultado si las personas que verifican son ajenas al proceso o idealmente se trata de un experto externo (auditoria).

10. (ACTUAR): Busque espacios para reunirse y discutir objetivamente sobre las posibles causas y soluciones que se le pueden dar a los incumplimientos encontrados y elabore un plan concreto: defina “Qué”, “Cómo”, “Quien” y “Cuando”, estableciendo una fecha de seguimiento para cada aspecto del plan.

Recuerde que las acciones claras y simples tienen mas poder sobre lo complejo, puesto que se puede observar mejor y completamente. Por tanto, al revisar sus procesos y convertirlos con el ciclo PHVA  intente elaborar documentos cortos, elaborar cuadros, tablas o gráficas evitando escribir textos planos cuya lectura se dificulte. Ante todo, no tema equivocarse.

Elaborado por: CISTEMA – SURATEP S.A.