La administración se define como el proceso de diseñar
y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con
eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien
sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias
manufactureras y a las de servicio. En fin la administración consiste en darle
forma, de manera consistente y constante a las organizaciones. Todas las
organizaciones cuentan con personas que tienen el encargo de servirle para
alcanzar sus metas, llamados Gerente, administradores etc.
Importancia De
La
administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante
técnicas dentro de una organización. Ella es el subsistema clave dentro de un
sistema organizacional. Comprende a toda organización y es fuerza vital que
enlaza todos los demás subsistemas.
Dentro
de la administración encontramos:
·
Coordinación de recursos humanos,
materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos
organizacionales.
·
Relación de la organización con su
ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad.
·
Desempeño de ciertas funciones
especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos, instrumentar,
etc.
·
Desempeño de varios roles
interpersonales, de información y decisión.
Las
organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones adaptativas con objeto de mantener en equilibrio dinámico
con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el flujo de información es
esencial. Dicho proceso implica el conocimiento de pasado, estimaciones a
futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual. La
tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión
para coordinar los esfuerzos y mantener en equilibrio dinámico.
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Características
La administración como
cualquier otra disciplina posee ciertas características inherentes que la
diferencian de otras, como las muestra el siguiente cuadro:
UNIVERSALIDAD.-
Existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo en una
empresa industrial que: en el ejército, en un hospital, en un evento deportivo,
etc.
VALOR
INSTRUMENTAL.- Dado que su finalidad es eminentemente practica, la
administración resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en si misma:
mediante esta se busca obtener determinados resultados.
UNIDAD
TEMPORAL.- Aunque para fines didácticas se distingan diversas fases y etapas en
el proceso administrativo, esto no significa que existan aisladamente. La
administración es un proceso dinámico en el que todas sus partes existen
simultáneamente.
AMPLITUD
DE EJERCICIO.- Se aplica en todos los niveles o subsistemas de una organización
formal.
ESPECIFICIDAD.-
Aunque la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico. Es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas afines como en ocasiones ha sucedido
con la contabilidad o la ingeniería industrial.
INTERDISCIPLINARIEDAD.-
La administración es afín a todas aquellas ciencias y técnicas relacionadas con
la eficiencia en el trabajo.
FLEXIBILIDAD.-
Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada
grupo social en donde se aplican. La rigidez en la administración es
inoperante.
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Principios
El administrador debe obedecer
ciertas normas o reglas de comportamiento, esto es, principios generales que le
permitan desempeñar bien sus funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar. De allí surgieron los llamados “principios de la
administración”, desarrollados por casi todos los autores clásicos.
PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN
PARA URWICK
Urwick fue un autor que provocó divulgar los puntos de
vista de los autores clásicos de su época. Cuatro principios de administración
fueron propuestos por Urwick:
Principio
de la especialización: una persona debe realizar una sola función en cuanto
fuere posible, lo que determina, una división especializada del trabajo.
Principio
de autoridad: debe haber una línea de autoridad claramente definida, conocida y
reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de
base.
Principio
de la amplitud administrativa: este principio (span of control) destaca que cada superior no debe tener más que
un cierto número de subordinados. El superior no tiene solo personas para
supervisarlas, sino también, las relaciones entre las personas que supervisan.
Principio
de la definición: los deberes, autoridad y responsabilidad de cada cargo y sus
relaciones con los otros cargos deben ser definidos por escrito y comunicados a
todos.
PRINCIPIOS UNIVERSALES DE FAYOL
División
de trabajo: consiste en la especialización de las tareas de las personas para
aumentar la eficiencia.
Autoridad
y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar
obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad.
Ambas deben estar equilibradas entre sí.
Disciplina:
depende de la obediencia, aplicación, energía, comportamiento y respeto por los
acuerdos establecidos.
Unidad
de mando: cada empleado debe recibir órdenes de sólo un superior.
Unidad
de dirección: una cabeza y un plan para cada grupo de actividades que tengan un
mismo objetivo.
Subordinación
de los intereses individuales a los intereses generales: los intereses
generales deben sobreponerse a los particulares.
Remuneración
del personal: debe haber una justa y garantizada satisfacción para los
empleados y para la organización en términos de retribución.
Centralización:
se refiere a la concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la
organización.
Jerarquía
o cadena escalar: es la línea de la autoridad que va desde la
escalón más alto al más bajo.
Orden:
un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. Es el orden material y humano.
Equidad:
amabilidad y justicia para alcanzar la lealtad del personal.
Estabilidad
y duración (en un cargo) del personal: la rotación tiene un impacto negativo
sobre la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo una persona
permanezca en un cargo, mejor.
Iniciativa:
la capacidad e visualizar un plan y de asegurar su éxito.
Espíritu
de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen grandes fuerzas
para la organización.
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Funciones
Estas
cuatro funciones funcionales (planeación, Organización, Ejecución y Control) constituyen
el proceso de la administración. Son los medios por los cuales se administra el
gerente, distinguen el gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas
funciones fundamentales de la administración, es: Planeación, para determinar
los objetivos y los cursos de acción que van ha seguirse; La organización para
distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y conocer
las relaciones necesarias;
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La
administración como actividad social
La administración, de carácter eminentemente social, se rige
por una serie de valores que le proporcionan no sólo una validez moral ante la
población, sino también información ética que debe orientar la conducta del
administrador en la sociedad. Los valores institucionales de la administración
son:
Sociales: estos son los más importantes, ya que
contribuyen al bienestar de la sociedad a través de: el mejoramiento de la
calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las
necesidades reales del ser humano. El mejoramiento de la situación socioeconómica
de la población. El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener
a los gobiernos locales y federales.
Evitar la competencia desleal. La promoción del desarrollo a través de
la creación de fuentes de trabajo. Incrementar y preservar las riquezas
naturales y culturales de la sociedad.
Organizacionales: aquellos que tienden a mejorar la
organización de los recursos con que cuenta el grupo social, y que tienden a:
Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos. Optimizar la
coordinación de recursos. Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y
procedimientos. Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo
social.
Económicos: son los que se orientan a la obtención de
beneficios económicos y que puede ser: Generando riqueza. Maximizando la
obtención de utilidades. Manejando adecuadamente los recursos financieros.
Propiciando el desarrollo económico del grupo social. Promoviendo la inversión.
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El administrador eficaz también puede hacer frente al
medio externo. Cada vez que los administradores hacen planes tienen que tomar
en cuenta las necesidades y los deseos de los miembros de la sociedad externa
de la organización, así como las necesidades de recursos materiales y humanos,
tecnología y otros requerimientos que provienen del ambiente que les rodea.
Hasta un cierto punto lo hacen igual con casi cualquier clase de actividad
administrativa. Todos los administradores, tanto si operan en una empresa
comercial, una agencia gubernamental, una iglesia, una fundación caritativa, o
una Universidad, tienen que considerar, en diversos grados. Los elementos y las
fuerzas de su ambiente externo. Deben
identificar, evaluar y reaccionar ante las fuerzas ajenas a la empresa que
quizá afecten sus operaciones.
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El proceso administrativo
Un proceso es el conjunto
de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. En su concepción
más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración
en acción, o también como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de
las cuales se efectúa la administración, misma que se interrelacionan y forman
un proceso integral. El Proceso Administrativo es cíclico,
dinámico e interactivo.
Por otro lado, las funciones
Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso administrativo,
cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación, Organización,
Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se
consideran estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar)
en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso
Administrativo.
Fuente: Introducción a
El
enfoque sistémico es muy común, este considera que la organización es una
estructura autónoma con capacidad de reproducirse, capaz de propiciar una
visión de un sistema de sistemas de la organización como totalidad.
El
objetivo del enfoque sistémico es representar cada organización de manera
comprensiva y objetiva. Es evidente que las teorías tradicionales de la
administración se han inclinado a ver a las organizaciones como un sistema
cerrado, esto ha llevado a no considerar los diferentes ambientes
organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional respecto del
ambiente, además de una excesiva concentración en los principios de
funcionamiento organizacional interno y a la consiguiente falla en el
desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback), que
son esenciales para las empresas en supervivencia. Anteriormente solo se tenia
un micro enfoque de la organización, ya que se tenían pocas variables de la
situación actual y no se tenia una relación verdadera de la pertinencia de esas
variables con algunas que no consideráramos.
La
teoría de sistemas penetró a la teoría administrativa por dos razones básicas.
Por una parte, la necesidad de sintetizar e integrar las teorías
administrativas al aplicar las ciencias del comportamiento al estudio de la
organización. Por otra parte, la cibernética y la teoría informática, las
cuales trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas
que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración o a
organizaciones vistas bajo una visión sistémica.
Ñ
Infografia:
http://html.rincondelvago.com/fundamentos-de-administracion.html
http://www.monografias.com/trabajos14/administracion-empresas/administracion-empresas.shtml
http://www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/administracion%5CADMON.HTM
http://www.monografias.com/trabajos12/proadm/proadm.shtml
http://usuarios.lycos.es/manuell/
http://www.monografias.com/trabajos15/pensamiento-sistemico/pensamiento-sistemico.shtml
http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html