UNIVERSIDAD
YACAMBÚ
VICE-RECTORADO ACADÉMICO
DIRECCIÓN
DE POSTGRADO
ESPECIALIDAD
EN GERENCIA MENCIÓN ORGANIZACIÓN
TRABAJO No. 2
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
La unidad orgánica en la cual me
desempeño es la Dirección de Planificación , en la
mismas se desarrollan las siguientes actividades:
- Elaboración y control del
Plan Estratégico Corporativo y los planes operativos, a fin de guiar la
gestión institucional hacia el cumplimiento de la Filosofía de Gestión.
- Brindar
apoyo técnico a todas las unidades orgánicas en cuanto a:
- desarrollo de planta
física
- estructura organizativa
- documentación de procesos
- sistemas de información
estadístico
El
trabajo lo he centrado en la actividad de Documentación de procesos,
por ser la actividad en la cual estoy
más involucrada.
PROCESO:
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS.
OBJETIVO DEL PROCESO:
Apoyar la operación eficaz y
eficiente de los procesos de la institución, con el fin de incrementar la
efectividad del personal, disponer de
información oportuna y veraz y reducir
el desperdicio.
El producto resultante
de esta actividad es el manual de calidad, manual de procesos y manual de
normas, procedimientos y formularios de la institución.
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO: (diagrama de
flujo del proceso)
En
la actualidad los pasos a seguir para documentar los procesos en la
institución, están representados a través del siguiente DIAGRAMA:
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
TECNOLOGÍA:
Equipos de computación conectados en
red, con plataforma Windows NT 2000, la documentación de los procesos y
procedimientos se realizan utilizando los utilitarios de Office 2000, los diagramas de flujo o flujogramas con el programa VISIO 2000. La distribución de
la documentación es en forma electrónica a través de la red y Intranet. Las presentaciones de las propuestas se
realizan utilizando Video
Beam ,
computador y pantalla proyectora. El levantamiento de información, se realiza a
través de entrevistas y/o cuestionarios
y las mismas están diseñadas previamente por Organización y Métodos.
PERSONAL:
En la documentación de los
procesos intervine todo el personal, pero los descritos a continuación son fundamentales para el desarrollo del proceso
descrito:
- Asesor de calidad
Profesión : Lic. en
gerencia agroindustrial y maestría en gerencia.
Experiencia: Experiencia en sistema de calidad bajo
la filosofìa Iso 9000,
Auditor de calidad.
Carácter:
Se caracteriza por ser muy analítica, ordenada y sistemática, es joven pero con un gran sentido de
responsabilidad y altos conocimientos en el área, es de carácter un poco seco,
pero excelente para trabajar en grupo es muy demócrata y participativa.
- Directora de Planificación
Profesión : Lic. en
administración de empresas y técnico superior en organización y métodos.
Experiencia: más de 15 años de experiencia en el
área de organización.
Carácter:
Es una persona muy extrovertida y humanitaria, su mayor características es ser
muy demócrata y conciliadora, las opiniones de los demás son muy importante para ella, lo cual
facilita el desarrollo de cualquier proyecto donde ella interviene. Es un poco
impaciente.
- Analista de organización y métodos
Profesión:
Analista de sistemas
Experiencia: 17 años de experiencia en el área de
sistemas y organización.
Carácter: Se caracteriza por
ser una persona detallista, analítica,
crítica, objetiva y creativa, lo cual es
importante para el desarrollo de esta actividad, lleva buenas relaciones con todo el personal.
- Auxiliar de Organización y Métodos.
Grado de instrucción: Bachiller en ciencias
Experiencia: experiencia en programación, transcripción de datos, manejo de software, instalación y
mantenimiento de equipos de computadoras.
Carácter: muy colaborador y con mucha iniciativa,
tiene un carácter muy sutil y llevadero.
- Secretaria.
Grado de instrucción: Bachiller en ciencias
Experiencia: conocimiento de windows
y office
Carácter: Altamente colaboradora y diligente,
lleva excelente relaciones con todo el personal de la institución.
La comisión de calidad
La
comisión está conformada en forma
permanente por :
2 representantes de Control de Gestión
1 representantes de la Dirección de Planificación
1 representante de organización y métodos
1 representante de área administrativa
1 representante del área académica
y responsables de los procesos (son seleccionados dependiendo el área a
formalizar).
FRENOS:
Un factor importante considerado freno es la apatía del personal en relación a esta actividad, para
que un proyecto de formalización de procesos funcione, es importante que las personas involucradas se sientan
identificados con la actividades que
realizan, tengan el deseo de mejorar la forma como se hacen las cosas y
estén dispuestos siempre a cooperar en busca de mejores soluciones.
Otro factor,
es que no existe en todas la unidades personal entrenado para realizar esta
actividad, lo cual recae el trabajo en el Departamento de Organización y
Métodos y en muchos de los casos cuando se lograr documentar completamente un
proceso o procedimientos el mismo ya necesita introducirle mejoras.
Siendo el
Departamento de Organización y Métodos los responsables de documentar, las
unidades dueñas de proceso no colaboran en la emisión de recomendaciones y
mejoras a los procesos en el momento de validar las propuestas
, por lo tanto, existen muchas trabas y obstáculos a la hora de
implantarlo .
IMPULSOS:
Entrenar al
personal clave como jefe de departamentos y secciones en la documentación de
sus procesos, agilizaría el proceso de documentación en la institución, y
serían ellos los encargados de la gestión de documentación de los procesos en
los cuales son responsables.
Involucrar a
todo el personal en la elaboración de propuestas de mejoras de los procesos, a
través de aplicación de metodologías que
puedan recoger las opiniones de la mayoría, en este caso el personal se
sentiría estimulado a dar sus opiniones,
y participar activamente en todo el proceso incluyendo el de documentación.
INTIMIDADES:
Para el
desarrollo de este proceso no observo ningún tipo de intimidades que lo
afecten, ya que es una actividad donde intervienen diferentes tipos de personas
según sea el proceso a documentar y en la unidad donde me desempeño las
relaciones son muy cordiales y armónicas.
MOTOR DE CAMBIO:
El
conjunto de estrategias recomendadas para gestionar el cambio en el procesos:
Formación de
facilitadores de procesos, permitirá
contar con un grupo de personas preparadas en esta área.
Elaboración
de normativas y estándares para
documentar, el cual serviría como guía a los responsables de documentar en cada
unidad, y se mantendría la uniformidad en los manuales.
Aplicación de
metodologías como son lluvia de ideas, papel cáfe,
para realizar el análisis de los procesos, asegurando la participación del personal en la
elaboración de las propuestas.
ANALISIS DE LOS ARTICULOS DE INTERNET
GESTIÓN DE PROCESOS:
Este artículo sobre Gestión por Proceso, describe el que?
y para que? de la gestión por procesos, los requisitos básicos y los métodos
estructurado y creativo para identificar
procesos, lo cual son de gran valor a la hora de documentar. En relación al
método estructurado permite identificar áreas de gestión
ineficientes que no se abordan, fácil para identificar
los subprocesos relacionados. El artículo enumera algunas ventajas y
desventajas de utilizar este método. A través del método creativo se puede
englobar todos aquellos métodos que se utilizan por experiencia en forma
interna., igual que en el anterior se
enumeran las ventajas y desventajas de usarlo.
El articulo lo considero de gran utilidad para el proceso de
documentación, ya que me describe claramente una metodología para realizar la
propuestas de los procedimientos antes de documentar .
http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm
VISIO
2000: Artículo de Microsoft que muestra las
bondades del software VISIO 2000 para documentar
y analizar procesos, nos describe como ajustar el diagrama de flujo al proceso,
la facilidad de la revisión de los
procesos, como utilizar diagramas de flujos grandes y los pasos para construir
un proceso. Este artículo es de gran importancia para el proceso de documentar
ya que explica en forma detallada la utilización de unas de las herramientas
utilizadas para documentar los procesos en forma gráfica. http://office.microsoft.com/spain/assistance/2002/articles/spotlight1_July00.aspx#TOP