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Indice
1. Introducción
2. Utilidad
3. Conformación Del Manual
4. Fuentes De Información
5. Preparación Del Proyecto
6. Bibliografía
Un manual de
procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual
incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando
su responsabilidad
y participación.
Suelen contener información
y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos
necesarios, màquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo
de las actividades dentro de la
empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades
administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y
control
interno y su vigilancia, la conciencia
en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de
tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción
del puesto y al adiestramiento
y capacitaciòn del personal ya
que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para
el análisis
o revisiòn de los procedimientos
de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender
tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad,
etc.
Para establecer un sistema de
información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar
el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control
interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de
los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a
la coordinación
de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis
posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
A) IDENTIFICACIÓN
Este documento debe incorporar la siguiente
información:
B) ÍNDICE O CONTENIDO
Relación de los capítulos y pàginas correspondientes
que forman parte del documento.
C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓN
Exposición sobre
el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación e importancia de su
revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las
àreas comprendidas en el manual.
D) OBJETIVOS
DE LOS PROCEDIMIENTOS
Explicación del propósito que se pretende cumplir con
los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento
de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la
responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria;
facilitar las labores de auditoria, la evaluación del control interno y su
vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se
está realizando adecuadamente; reducir los costos al
aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.
E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS
Esfera de acción
que cubren los procedimientos.
Dentro de la administración
pública federal los procedimientos han sido clasificados, atendiendo al
ámbito de aplicación y a
sus alcances, en: procedimientos
macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales.
F) RESPONSABLES
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en
los procedimientos en cualquiera de sus fases
G) POLÍTICAS O NORMAS DE
OPERACIÓN
En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales
de acción que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los
procedimientos.
Además deberán contemplarse todas las normas de
operación que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en
la operación de los procedimientos. A continuación se mencionan algunos
lineamientos que deben considerarse en su planteamiento:
H) CONCEPTO
(S)
Palabras o términos de carácter
técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o
grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.
I)PROCEDIMIENTO (descripción de las operaciones).
Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué consisten,
cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripción del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias áreas, debe anotarse
la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operación. Si se trata de una
descripción detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse
el puesto responsable de cada operación. Es conveniente codificar las
operaciones para simplificar su comprensión e identificación, aun en los casos
de varias opciones en una misma operación.
J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas
impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro
del mismo o se adjuntan como apéndices. En la descripción de las operaciones que
impliquen su uso, debe hacerse referencia específica de éstas, empleando para
ello números indicadores
que permitan asociarlas en forma concreta. También se pueden adicionar
instructivos para su llenado.
K) DIAGRAMAS
DE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las
operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales,
en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los
puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita.
Además, suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripción
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensión. Para este efecto, es
aconsejable el empleo
de símbolos y/o gráficos
simplificados.
L) GLOSARIO
DE TÉRMINOS. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el
contenido y técnicas de
elaboración de los manuales de
procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. Procedimiento
general para la elaboración de manuales administrativos
DISEÑO
DEL PROYECTO. La
tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión , toda
vez que los datos tienen
que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la
interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que
se debe poner mucha atención
en todas y cada una de sus etapas de integración,
delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y
procedimientos que fundamentan la ejecución del trabajo.
A) RESPONSABLES
Para iniciar los trabajos que conducen a la integración
de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de
la conducción de las acciones
en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por
un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en
sus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentación de la información.
Por lo que
respecta a las características
del equipo técnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones
humanas y que conozca a la organización en lo que concierne a sus objetivos,
estructura,
funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organización puede nombrar
a la persona que
tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para llevarlo a cabo. Por la
naturaleza de
sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento
administrativo (en caso de contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar
los servicios
de consultores externos.
B) DELIMITACIÓN DEL UNIVERSO DE
ESTUDIO
Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una
organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en
posibilidad de actuar en él; para ello, deben realizar:
ESTUDIO PRELIMINAR
Este paso es indispensable para conocer en forma global
las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a
actuar. Con base en él se puede definir la estrategia
global para el levantamiento de información, identificando las fuentes
de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto,
instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y
estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
Referencia de las instituciones,
áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se
pueden obtener datos para la investigación.
Entre las más representativas se pueden mencionar:
*Instituciones:
-Organizaciones
que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo
o sector de la que es objeto de estudio.
-Organizaciones líderes en el mismo
campo de trabajo.
-Organizaciones normativas que dictan lineamientos de
carácter obligatorio.
-Organizaciones que prestan servicios o suministran
insumos necesarios para el funcionamiento de la organización que se
estudia.
*Archivos de la
organización:
-General.
-De las áreas de estudio.
*Directivos y
empleados:
-Personal del nivel directivo que maneja información valiosa, ya
que conocen si el conjunto de archivos responde a la realidad.
-Personal
operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos
tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar
limitaciones o divergencias en relación con otros puntos de vista o contenido de
documentos.
*Áreas de trabajo:
-Niveles de la organización que reflejan
las condiciones reales de funcionamiento, medios
y personal.
*Clientes y/
o usuarios: Receptores de los productos
y/ o servicios que genera la organización.
*Mecanismos de información:
Recursos computacionales que permiten el acceso a información interna o externa
a la organización que sirven como soporte al estudio.
5. Preparación Del Proyecto
Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se
debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar
integrado por:
*Propuesta técnica, (que debe de incluir):
-Antecedentes:
recuento de todos los manuales o esfuerzos análogos preparados con
anterioridad.
-Naturaleza: tipo de manual que se pretende
realizar.
-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo en función de las
ventajas que ello reportará a la organización.
Objetivos: logros que se
pretenden alcanzar.
-Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su
consecución.
-Resultados: beneficios que se esperan obtener en cuanto a
mejorar el funcionamiento de la organización, sus productos y/ o
servicios,
clima
organizacional y relaciones con el entorno.
-Alcance: área de aplicación
que cubre el estudio en términos de ubicación en la estructura orgánica y/ o
territorial.
-Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
necesarios para desarrollarlo.
-Costo:
estimación global y específica de recursos financieros que demanda
su ejecución.
-Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los
recursos de acción y asignación de recursos.
-Información complementaria:
material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo.
c) PROGRAMA DE
TRABAJO
-Identificación: nombre del manual.
-Responsable(s): unidad o
grupo que tendrá a su cargo la implantación del manual.
-Área(s): universo
bajo estudio.
-Clave: número progresivo de las actividades
estimadas.
-Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar
la información.
-Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades.
-Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de
cada fase.
-Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e imágenes.
-Formato:
presentación y resguardo del programa de trabajo.
-Reportes de avance:
seguimiento de las acciones.
-Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para
informar avances.
B) PRESENTACIÓN DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES COMPETENTES
a)
PARTICIPANTES
Para depurar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros
y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a:
*Área
(s) que intervendrá directamente en su aplicación, por lo cual tienen la
obligación de conocer el proyecto en forma detallada.
*Áreas afectadas por la
implantación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o adecuarse.
*Área
responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del
proyecto en forma más específica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIÓN
Asimismo, el proyecto debe presentarse
al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su
ejecución, para su aprobación.
Una vez autorizado, el responsable debe hacer
del conocimiento
de todos los niveles jerárquicos la intención que tiene la organización de
elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrán,
a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este
requisito, la labor de integración del manual se vería seriamente
dificultada.
C) CAPTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Como primer paso de esta etapa se debe
obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la
misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo.
a) Capacitación
del personal
Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no
sólo en lo que respecta al manejo de medios de investigación que se utilizarán
para el levantamiento de la información, sino también en todo el proceso
que se seguirá para preparar el manual.
Por ello, se debe dar a conocer a
los participantes el objetivo
que se persigue, así como los métodos de trabajo adoptados, calendarización de
actividades, documentos que se emplearán.(cuestionarios, formatos, etcétera),
responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de
información a captar y distribución
del trabajo a cada persona.
Cuando el grupo de trabajo sea numeroso, puede
resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable,
quien debe encargarse de revisar y homogeneizar la información.
Es
recomendable efectuar un estudio en un área piloto, para luego comparar y
evaluar los resultados obtenidos.
b) Levantamiento de la información
Los esfuerzos de recopilación deben
enfocarse en el registró de hechos que permitan conocer y analizar información
específica y verdaderamente útil para el manual, pues de lo contrario se puede
incurrir en interpretaciones erróneas, lo cual genera retraso y desperdicio de
recursos. Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación,
basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y
evaluación para mantener una línea de acción uniforme.
Esta actividad exige
mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la
información, así como con las áreas u organizaciones con otra ubicación física.
Para
recabar la información en forma ágil y ordenada se puede utilizar alguna o una
combinación de las siguientes técnicas de recopilación:
Investigación
documental:
Esta técnica permite la selección y
análisis de aquellos escritos que contienen datos de interés
relacionados con el manual. Para ello se estudian documentos tales como bases
jurídico-administrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares,
oficios y todos aquellos que contengan información relevante para el estudio.
Consulta a sistemas de
información
Acceso a sistemas computacionales que contienen información
y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar
información interna y/o de sistemas externos a la organización enlazados a
través de redes.
Encuesta:
Este
método
implica la realización de entrevistas
personales con base en una guía de preguntas elaborada con anticipación. También
se puede utilizar un cuestionario,
a fin de que las entrevistas tengan un contenido homogéneo.
Esta técnica se
considera de gran utilidad para
reunir información preliminar al análisis o para efecto de plantear cambios o
modificaciones a la estructura actual de la información. La encuesta puede
realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma
área o que intervienen en la misma clase de tareas.
También se puede recabar
información de clientes y/o usuarios, prestadores de servicios y proveedores
que interactúan con la organización.
Los cuestionarios que se utilizan en la
encuesta, y que sirven para obtener la información deseada, están constituidos
por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
capítulos o temática específicos.
Este medio permite ahorrar recursos y
tiempo; sin embargo, la calidad de la
información que se obtiene depende de su
estructuración y forma de
presentación.
En términos generales, todo cuestionario debe expresar el
motivo de su preparación, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con
un orden lógico, redacción
comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. Asimismo, se
puede incluir un instructivo de llenado para indicar cómo contestarlo.
La
entrevista consiste básicamente en celebrar reuniones individuales o
grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para
obtener información. Este medio es posiblemente el más usado y el que puede
brindar información más completa y precisa, puesto que el entrevistador, al
tener contacto con el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir
actitudes
y recibir comentarios.
Para que una entrevista
se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos:
Tener
claro el objetivo: para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente
un cuestionario o guía de entrevista que contenga los principales puntos que se
desea captar. Esta guía puede operar a manera de marco de trabajo para que, al
término de la misma, se pueda verificar si se ha obtenido la información
requerida.
Establecer anticipadamente la distribución del trabajo: esta
etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las áreas a investigar.
Concretar previamente la cita: es importante que el entrevistado esté
preparado para proporcionar la información con el tiempo y tranquilidad
necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones.
Clasificar la información que se obtenga: esta fase implica diferenciar la
situación real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no
confundir ambos aspectos.
Para apoyar y/o agilizar la captura de información
se puede emplear el muestreo, que
es una técnica estadística
auxiliar que sirve para inferir información acerca del universo que se
investiga, a partir del estudio parcial del mismo.
Cuando el
universo de estudio es de gran magnitud, pero la información sea homogénea
en virtud de normas de operación y requisitos uniformes, se establece la
posibilidad de conocer sus características sin necesidad de encuestar o
investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados.
Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las características y volumen de la
información, establecen cuál es la mínima cantidad de información representativa
del todo -muestra- que
es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ésta
tengan validez.
Observación directa
Este recurso puede ser empleado por los técnicos o
analistas en el área física donde se desarrolla el trabajo de la organización. A
partir del análisis de la información recabada se deben sostener pláticas con
algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para
complementarla o afinarla.
Otra forma consiste en que el jefe del área de
trabajo realice la observación
directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente
los resultados de su análisis al investigador. La ventaja de este procedimiento
radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la información
puede ser más completa, pero habrá ocasiones en que los resultados no serán los
deseados, debido a inhibiciones o problemas
internos, o que pueda plantearse una situación que no corresponde a la realidad
operativo.
D) Integración de la información
Una vez que se cuenta con la información
de las áreas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los
datos a efecto de poder
preparar su análisis.
a) Cómo clasificar la ínformacíón
Para facilitar
la tarea de integración, es recomendable que la información obtenida se vaya
accesando a equipos de cómputo para salvaguardaría y facilitar su manejo. Con
este propósito se pueden:
En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados específicos con los
documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la información por
área, sistema, procedimiento, equipos, políticas, etcétera. Es conveniente que
los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que
suministra la información.
También es recomendable que conforme se recaben
datos sobre algún aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda
servir de memoria en el
diseño posterior del proyecto.
b) ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÒN
Antecedentes.
Se debe tomar en
cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que regula la realización del
trabajo, como se ha atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y
qué efecto ha tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y/o
usuarios.
También es oportuno, en su caso, considerar la evolución
o desarrollo de las estructuras
organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite
contar con un marco de referencia histórico para comprender mejor la situación
actual.
Situación actual.
Se toma en cuenta los siguientes aspectos:
E) ANÁLISIS DE LA INFORMACIÒN
En esta etapa se debe realizar un estudio o
examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de
datos que se integraron con el propósito de conocer su naturaleza,
características y comportamiento,
sin perder de vista su relación, interdependencia o interacción interna y con el
ambiente,
para obtener un diagnóstico
que refleje la realidad operativa.
Esta mecánica
de estudio puede seguir la siguiente secuencia:
Un enfoque muy eficaz en el momento del análisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemática seis cuestionarios fundamentales:
Después de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta ¿por qué?. Las nuevas respuestas que se obtengan darán la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.
a) TÉCNICAS DE APOYO PARA EL ANÀLISIS
En esta fase comprende los recursos
técnicos que se emplean para estudiar la información obtenida con el fin de
conocerla en forma detallada t determinar alternativas de acción específicas que
permitan derivar soluciones
óptimas para lograr los resultados deseados.
Las técnicas de análisis que se
pueden utilizar en esta fase están directamente relacionadas con el origen del
proyecto, así como con la información técnica del líder
o responsable en función del tipo de manual, factibilidad
para su aplicación, disponibilidad de tiempo, asignación de recursos y nivel
técnico del grupo de trabajo.
Este tipo de instrumentos se puede utilizar
como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a raíz de la implantación
de un proceso de cambio
organizacional que debe culminar con la edición de un manual
administrativo.
Entre las técnicas que generalmente se utilizan para auxiliar
el análisis administrativo en este campo, se encuentran las
siguientes:
Organizacionales.
Cuantitivas.
F) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DEL MANUAL
Una vez que se cuenta con toda la
información del manual se procederá a integrarlo; para tal actividad se requiere
convocar a todos los participes de la presentación del manual, para revisión del
contenido y presentación de cada apartado.
a) Validación
La información
verificada de cada área o unidad administrativa deberá presentarse a la persona
entrevistada para que firme de conformidad en un espacio específico para este
objetivo; debe verificar que la información esté completa y comprensible.
b) ESTRUCTURACIÒN
Una vez que se reúne la información revisada y firmada
por cada área, los involucrados en la presentación del manual deben reunirse
para compaginar e integrar el proyecto final del manual.
G) FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para seleccionar las recomendaciones más
viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus
ventajas y limitaciones.
a) TIPOS DE RECOMENDACIONES
De mantenimiento:
preservación general de la misma estructura orgánica, funciones, sistemas,
procedimientos, personal y formas.
De eliminación: supresión de sistemas,
reemplazo de formas, registros e informes,
eliminación total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparición
de áreas o unidades administrativas, etc.
De adición: introducción
de un nuevo sistema, incremento del número de operaciones en determinado
procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinación:
intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo, combinar el orden de
las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilización de formas de uso
generalizado con nuevas formas, etc.
De fusión:
agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando,
unificación de formas, registros e informes, etc.
De modificación: cambios en
los procedimientos o las operaciones, reubicación física de personal, equipo o
instalaciones, redistribución de cargas de trabajo, modificación de formas,
registros, informes y programas, etc.
De simplificación: reducción de pasos
de un procedimiento, introducción de mejoras en los métodos de trabajo,
simplificación de formas, reportes, registros, programas, etc.
De
intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal
o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.
b) ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es
necesario redactar un informe,
en el que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la
información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección
la toma de
decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes
elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque,
limitaciones y el plan de
trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos,
argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o
anexos: inclusión de gráficas,
cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren
elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.
H)
PRESENTACIÓN DEL MANUAL PARA SU APROBACIÓN
Una vez que el manual ha quedado
debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las
instancias procedentes para su aprobación; convocará a su grupo de trabajo para
la última revisión de la documentación
que se presentará.
a) A los niveles directivos
Es recomendable que esta
presentación parta en un documento síntesis
derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que
en caso de ser analizado, requiera de un mínimo de tiempo que deje un lapso
adicional para explicaciones, así como para intercambio de opiniones.
Si el
tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado
a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual
exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales,
donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de
decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente
capitulado:
Al Órgano De Gobierno
De acuerdo con la normatividad vigente y/o a las políticas dictadas por el
titular de la organización, una vez que el manual propuesto ha sido revisado y
analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administración
o su equivalente para su aprobación definitiva.
c) A OTROS NIVELES
JERÀRQUICOS
La exposición a los niveles departamentales, de oficina o de área
también puede basarse en el documento síntesis, pero tratando siempre de hacerlo
en la forma más accesible posible para facilitar su comprensión. Asimismo,
servirá para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas,
elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluación de las
actividades.
I) REPRODUCCIÓN
DEL MANUAL
Una vez que el grupo responsable de la elaboración del manual haya
recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de
decisión, debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos
económicos para que éste sea reproducido para su distribución e implantación.
Para este efecto, el líder del proyecto debe suministrar los parámetros técnicos
para el diseño de la impresión. Aun cuando existen varias opciones para hacerlo,
pero las unidades de medida más aceptadas para este tipo de documento son:
Carátula
Es la cubierta o cara exterior del documento, que tiene como
objetivo su identificación a través de los siguientes elementos:
J) IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
La implantación del manual representa el
momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones
en acciones específicas para elevar la productividad,
mejorar la coordinación, agilizar el trabajo y homogeneizar el
conocimiento de la dinámica y componentes organizacionales.
a) MÉTODOS DE IMPLANTACIÓN
La selección de método para implantar
administrativos está estrechadamente relacionada con elementos de estructura
tales como:
Tipo de manual
Cobertura
Recursos asignados
Nivel
técnico del personal
Clima
organizacional
Entorno
En función de estas variables,
las alternativas para implantarlos son:
El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una
escala
reducida, llevando a cabo cuantas pruebas
sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta.
Una probable
desventaja de este método es que no siempre es posible asegurar que lo que es
valido para los proyectos
piloto se destinan recursos y una atención especial que no puede a toda la
organización.
-Método de implantación en paralelo. Cuando se trata de
manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de mucha información o de
carácter estratégico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la
seguridad
de todo un sistema de trabajo, se emplea este método que implica la operación
simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o
condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar
cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente
antes de que se suspendan las anteriores.
b) ACCIONES DE IMPLANTACIÓN DEL MANUAL
Para dar a conocer el manual es
conveniente definir un programa para su presentación y que, con base en las
acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas,
seminarios, foros de decisión y cualquier otro tipo de evento de esta
naturaleza.
También se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilización ,
por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboración del
personal, ya que a través de ellas se les comunican los objetivos propuestos y
las bondades que de ello puede resultar.
En forma paralela se deben emprender
campañas de difusión mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier
otro recurso de información que refuerce la aceptación, particularmente cuando
las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organización en forma
radical o a nivel grupal o sectorial.
K) REVISIÓN Y ACTUALIZACIÒN
a) MECANISMOS DE INFORMACIÓN
Son aquellos que ponen en pràctica con la
finalidad de establecer los flujos adecuados par que la información
administrativa, tanto de implantación de mejoras como respuestas a desviaciones,
pueda llegar con agilidad y claridad a las àreas y niveles que las
necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada,
utilizando servicios del grupo técnico responsable de la elaboración del
manual.
Una vez definidos los parámetros para evaluar el comportamiento del
manual, operativamente, la organización debe efectuar el seguimiento de las
acciones por conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicación,
apoyadas por una comisión, grupo o subgrupo designado para ese propósito.
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÍN MÉXICO, FCA - UNAM
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMÌN MÉXICO, FCA - UNAM
Trabajo enviado por:
Jose Palma
[email protected]
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